Cenário

Com cerca de 700 colaboradores, a NSK Brasil faz parte de um grupo presente nos cinco continentes e com escritórios de vendas em 27 países e 60 fábricas de rolamentos de alta qualidade. Dentro desse conglomerado, a unidade brasileira se destaca pelo menor tempo empregado na produção e também pelo menor estoque de materiais em processo.

No ano 2000, a NSK implantou a ferramenta Mastersaf DW para, em conjunto com o sistema de gestão empresarial (ERP – Enterprise Resouce Planning) da Peoplesoft e um sistema desenvolvido internamente, executar as atividades fiscais da empresa. Entretanto, ao longo do tempo, a solução da Mastersaf não teve suas funções exploradas em sua totalidade.

Como resultado, ao dar início aos projetos de SPED Contábil e SPED Fiscal no início de 2009, a empresa verificou que seus sistemas, processos e conjunto de informações necessitavam de maior aderência ao padrão SPED.

Solução

Para superar esse desafio, a NSK contratou a consultoria da Aliz e, em conjunto, as duas empresas traçaram um plano para levantar todas as informações necessárias para gerar os arquivos de SPED Fiscal e Contábil. “O conhecimento e a experiência da Aliz, tanto nas áreas fiscal e contábil quanto tecnológica, foram determinantes para orientar a NSK sobre a melhor metodologia de trabalho para os projetos SPED Fiscal e Contábil”, afirma Danilo Oliveira, diretor contábil da NSK.

A partir da análise detalhada das interfaces já existentes entre a solução fiscal e o ERP, a equipe da Aliz pôde identificar as lacunas de informação e os pontos críticos que poderiam prejudicar a qualidade dos dados. Na etapa seguinte, os consultores orientaram o grupo de TI da NSK sobre qual a melhor forma de desenvolver as interfaces faltantes para a geração dos arquivos SPED. “A parceria e o empenho dos consultores da Aliz foram fatores-chave nessa fase do projeto. O apoio deles foi fundamental para que a tarefa fosse cumprida no prazo estipulado”, destaca Fernando Souza, analista de TI integrante da equipe responsável pelo projeto SPED da NSK.

A consultoria da Aliz também foi relevante para alertar sobre o volume de trabalho envolvendo o SPED Fiscal e Contábil e o prazo desafiador. A primeira intenção da NSK era realizar os dois projetos com os recursos de uma equipe única. “Depois de avançados alguns meses e seguindo a orientação da Aliz, a NSK abriu duas frentes de trabalho, uma para o projeto fiscal e outra para o contábil, contando com a experiência da Aliz para atuar com os dois grupos da forma mais efetiva”, explica Oliveira.

A Aliz não apenas realizou a homologação da solução Mastersaf para geração dos arquivos SPED relativos a um único mês, como também – em um trabalho contingencial – apoiou a NSK na criação de todos os oito arquivos relativos aos meses de janeiro a agosto que deveriam ser apresentados ao Fisco em setembro. Contando com a experiência da Aliz, em apenas 30 dias, a NSK conseguiu adequar todas as informações fiscais do período em questão.

De acordo com Oliveira, a NSK estuda, como próximo passo, adotar uma metodologia de auditoria fiscal que faz o cruzamento do arquivo SPED Contábil e Fiscal com as declarações e obrigações acessórias.

Benefícios

Após a experiência vivenciada durante o trabalho de geração e entrega do SPED Fiscal e Contábil, a controladoria da NSK reconheceu a importância e os benefícios de elevar os níveis de governança fiscal da empresa e dedicou uma frente de trabalho específica para trabalhar no aprimoramento dos processos fiscais.

Durante e mesmo após concluído o projeto SPED, a NSK realizou a avaliação da empresa como um todo para traçar novos métodos de trabalho capazes de reduzir à exposição a riscos fiscais e contábeis. “Além da reavaliação dos processos, a Aliz também proporcionou à NSK uma importante transferência de conhecimento sobre a utilização da ferramenta Mastersaf para a adequação fiscal ao SPED”, destaca Oliveira. Segundo ele, a Aliz configura um tripé básico para o sucesso dos projetos SPED: conhecimento fiscal e técnico, experiência e comprometimento.