No segundo semestre de 2008, a Dedini passou por um processo de adequação ao novo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED). Mais do que simplesmente cumprir a legislação, a Dedini viu o projeto do SPED como uma oportunidade para reforçar seus valores essenciais de transparência, ética e respeito aos vários públicos com quem se relaciona.

Ao conversar com a Aliz, a Dedini concluiu ter encontrado o parceiro de que precisava. “Os profissionais da Aliz mostraram ter conhecimento profundo do assunto e total comprometimento com o projeto. Esses fatores foram decisivos para que contratássemos os serviços de consultoria da Aliz e adquiríssemos as tecnologias Mastersaf sugeridas por eles”, afirma Sérgio Leme dos Santos, diretor-presidente executivo da Dedini S/A Indústrias de Base.

Como primeira ação, no final de 2008, a Dedini reuniu os acionistas da empresa em um evento para explicar as novas regras de gestão contábil e fiscal, destacando os benefícios que a escrituração digital traria para a companhia. Também foi realizado um treinamento de dois dias junto aos executivos dos níveis de diretoria, gerência e operacional para elucidar o tema SPED e, principalmente, conquistar o comprometimento de várias áreas da empresa, desde compras e vendas à RH, no projeto. “O SPED envolve mais do que tecnologia e processos. Envolve, principalmente, mudança de processos e mudança cultural, que são importantes fatores para o sucesso do projeto”, explica Santos.

A fase seguinte envolveu o mapeamento de onde buscar as informações para preencher os vários modelos de documentos fiscais e contábeis definidos no SPED. A estratégia proposta pela Aliz foi criar um grupo de trabalho com integrantes da área de TI, Contabilidade, Fiscal, Custos e usuários dos sistemas de informação que, apoiados pela experiência dos consultores da Aliz, achariam juntos o melhor caminho para mudar sistemas e processos. Dessa forma, os consultores da Aliz desenvolveram métodos para garantir a qualidade das informações que são repassadas para o SPED.

Em meio ao trabalho de implantação do SPED Fiscal, a Dedini passou por outro desafio. Em abril de 2009, a empresa recebeu da Receita Federal uma intimação para, de acordo com a instrução normativa nº86, entregar em arquivos digitais informações referentes ao controle contábil. “Decidimos, então, repassar essa missão para a Aliz que, com sua equipe e a implantação do módulo IN86 da Mastersaf, foi capaz de atender a essa obrigação no prazo recorde de 40 dias”, afirma Santos.

Em paralelo, a Dedini não deixou de dedicar esforços para o SPED Contábil, que havia sido iniciado em janeiro e que também deveria ser entregue no final de junho, mesmo prazo da IN86. A Dedini implantou, então, o módulo da Mastersaf, gerou os arquivos referentes ao ano de 2008 e os enviou na data programada. A Aliz agora está treinando a equipe da Dedini para que ela própria gere os arquivos do SPED Contábil do ano de 2009.

Em julho de 2009, iniciou-se outro passo desse grande projeto: a implantação da tecnologia fiscal da Mastersaf, para geração de livros fiscais e obrigações acessórias. A solução fiscal usada anteriormente era parcialmente integrada ao sistema de ERP, o que acabava gerando muito retrabalho. Além disso, muitas das obrigações fiscais acessórias tinham que ser tratadas em planilhas, gerando sobrecarga de tarefas. “Com a tecnologia fiscal da Mastersaf, os documentos do SPED podem buscar automaticamente as informações em sua origem no sistema ERP, não mais em vários sistemas intermediários. Com isso, temos a certeza da qualidade dos dados informados”, afirma Santos.