ALIZ Informa – 7ª edição – Ano I – 2010

Nos últimos anos, o projeto SPED transformou a rotina das organizações, mudou e criou novos processos e alterou o ritmo das entregas ao fisco. O SPED tem mudado também a cultura das empresas em relação às práticas fiscais e tributárias.

Por essa razão essa edição dá início a uma série de especiais sobre o que ainda é preciso mudar nas empresas para que o SPED seja, mais do que uma obrigação, uma oportunidade para profissionais e empresas crescerem de forma transparente e estratégica.

Essa edição faz uma análise do “antes e depois” do SPED na área de Suprimentos (ou Compras), um departamento fundamental na manutenção do compliance nas empresas. Ainda nesta edição, você acompanha uma análise sobre os principais erros apontados na geração do CIAP em um levantamento feito pela Aliz.

O “Aliz Informa” é uma comunicação semanal com informações estratégicas sobre o universo fiscal e tributário para ajudar clientes, colaboradores e profissionais da área em tomadas de decisão no dia-dia.

Sugestões de pauta podem ser enviadas para comunicacao@aliz.com.br

Boa leitura!

O presente e o futuro do SPED: área de Suprimentos é estratégica no cenário digital

A divulgação de constantes recordes na arrecadação federal chama a atenção. Só em abril deste ano atingiu o volume de R$ 70,9 bilhões(1) de reais, segundo informações da Receita Federal. Diante disso, é possível perceber o avanço tecnológico que colabora para o alcance da arrecadação dos últimos anos.

Todavia, as empresas ainda se deparam com uma lacuna a ser resolvida: a transição do passado para o futuro, onde é necessário gerar informação com maior grau de qualidade e transparência.

A área de Suprimentos é estratégica nesse novo cenário, uma vez que passam por ela informações essenciais para a geração dos arquivos obrigatórios exigidos pelo fisco. Essa área é responsável pelas informações que darão o tom do planejamento de produção, de vendas, etc. Veja abaixo algumas práticas que devem ser administradas para garantir a manutenção do compliance:

Passado:
Suprimentos era parte do processo
Preocupava-se com questões relacionadas a preço, qualidade e o prazo de entrega.

Escolha dos fornecedores pela ótica da oferta
Não existia uma avaliação de risco. O cadastro do fornecedor era validado somente no início da relação comercial. Raramente existia um processo de reavaliação da situação cadastral do fornecedor.

Conferência no recebimento físico
As validações do documento fiscal eram executadas somente com a chegada do veículo que transportava as mercadorias.

Futuro:
Provedora de informação estratégica
Informa dados imprescindíveis como veracidade de impostos, enquadramento fiscal, localidade de saída de produtos, etc.

Avaliação de risco dos fornecedores
Com a evolução do cenário digital, as empresas devem se preocupar com a regularidade fiscal e tributária dos fornecedores. Por exemplo, o caso das empresas que estão obrigadas a emissão da Nota Fiscal eletrônica e ainda não aderiram a regulamentação: qualquer transação comercial nesta situação será considerada irregular perante o fisco. O fisco, por sua vez, já tem conhecimento de quais as empresas que não estão emitindo a NF-e.

Outro ponto relevante é quanto a apropriação de créditos dos tributos (ICMS, IPI, ISS, PIS e COFINS). Uma vez considerada irregular, todos os créditos serão anulados. O risco de exposição fiscal é enorme e pode sugerir intimações e autuações. As empresas devem avaliar e definir rotinas que garantam a prática de operações comerciais somente com fornecedores regulares junto ao fisco.

Conferência integrada e em tempo real
A confirmação do recebimento da mercadoria passará a ser realizada de forma digital. Hoje já é possível fazer uma prévia conferência dos dados da NF-e, como cálculo dos impostos, enquadramento fiscal, NCM do produto, etc. A equipe técnica do Projeto NF-e já vem trabalhando para integrar as 27 unidades federativas para implementação da confirmação de recebimento através da internet, por meio das próprias Secretarias da Fazenda (2).
Como a construção do modelo nacional ainda não ocorreu, a Secretaria da Fazenda da Bahia está antecipando a implementação desta funcionalidade de acordo com os padrões estabelecidos para todo o país.

Fonte: http://www.receita.fazenda.gov.br/
Fonte: http://www.sefaz.ba.gov.br

Análise das principais críticas do CIAP

Na preparação da base de dados do CIAP para atender ao SPED Fiscal (bloco G) o trabalho mais árduo é justamente a auditoria do legado para eliminar eventuais erros de informação. Neste ponto, temos identificado vários itens de não conformidade e de grave exposição fiscal para as empresas, tais como:

1. Depreciação continuada, mesmo após a baixa do bem

2. Manutenção do crédito do ICMS no estabelecimento adquirente de bens transferidos para outros estabelecimentos (somente algumas SEFAZ autorizam)

3. Transferência de crédito do ICMS relativo à aquisição numa operação de transferência entre plantas quando o fisco não autoriza esta prática

4. Bens de ativos ou componentes lançados como material de uso e/ou consumo com valores de ICMS apropriados à razão de 100%

5. Apropriação imediata do ICMS no estado de Minas Gerais. A SEFAZ de MG só autoriza o crédito após o início de geração de receita pelo ativo imobilizado

6. Bens construídos internamente e ausência do estorno do crédito integral do ICMS para passar à razão de 1/48 mês

7. Empresas que adotam o modelo C e não tem o detalhe das informações: na migração do C para o D (que é mais detalhado, por item de produto) terão um trabalho maior

8. Lançamento de baixa parcial do bem: para o fisco, não importa o tipo de bem, não existe baixa parcial, seja em garrafas, postes, torres, pallets, etc. Neste ponto, destacamos a orientação da SEFAZ-RN sobre um bem que poderia sofrer uma baixa parcial. Ela usa o exemplo do caminhão dizendo que, se o mesmo pode sofrer avaria seja na carroçaria, na cabine ou no chassis, a empresa deve lançar o caminhão em partes separadamente.

9. Outra questão é a regra básica do CIAP: não é permitido o creditamento caso a empresa não tenha saídas tributadas. Isto ocorre quando se redireciona o processo de faturamento ou quando é utilizado CD para simples distribuição e o faturamento se dá de forma centralizada.

Vale lembrar ainda que o modelo digital exige maior controle na apuração dos valores mensais. Assim, toda atenção é pouca para a complexidade do bloco G.

A Aliz possui soluções completas para NF-e e CIAP que incluem análise, mapeamento e auditoria. Para saber mais, clique aqui, ou entre em contato conosco através do telefone (11) 2173-7650 ou do email comunicacao@aliz.com.br

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ALIZ Informa – 6ª edição – Ano I – 2010

Esta edição aborda a questão do compliance no projeto SPED. Com o aprimoramento tecnológico, o risco de exposição fiscal já não é mais uma previsão alarmante. Já  é um fato que está transformando a rotina das organizações. Nessa matéria você confere alguns pontos de atenção que as empresas devem ficar alertas.

Também faremos esclarecimento sobre a matéria do especial “SPED Contábil 2010: novas empresas e muitas dúvidas” sobre a obrigatoriedade do Plano de Contas Referencial. Além disso, você confere aqui as novidades do SPED Fiscal e o novo Guia Prático versão 2.0.1.

O “Aliz Informa”  é uma comunicação semanal com informações estratégicas sobre o universo fiscal e tributário para ajudar clientes, colaboradores e profissionais da área em tomadas de decisão no dia-dia.

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Projeto SPED e a Exposição Fiscal: alerta para as empresas

Nos últimos cinco anos, o projeto SPED trouxe à tona a questão do Compliance, uma preocupação forte nas áreas de TI de médias e grandes empresas. As maiores dúvidas são sobre as exigências em âmbito legal ou de regulamentação que, uma vez não atendidos, podem acarretar na geração de passivo tributário e trabalhista, entre outros riscos.

A partir da nossa rotina nas empresas e em conversas com profissionais de diversos segmentos, selecionamos algumas medidas que devem ser tomadas para superar os desafios nas melhores práticas fiscais que o mercado e o fisco exigem. Veja abaixo:

Controle de acesso às informações
Criação de uma política de controle de acesso às informações, verificando se estas são adequadas a cada tipo de negócio e usuário, aumentando a segurança e reduzindo custos através da administração, controle e auditoria de forma centralizada. Também assegura que somente as pessoas que tiverem autorização e o perfil adequados terão acesso às informações e serviços oferecidos pelas empresas. Contempla este cenário, a gestão dos certificados digitais para assinatura seja da NF-e, da ECD e EFD.

Manipulação de arquivos
Temos observado verdadeiros horrores na preparação das escriturações e dos arquivos destinados ao fisco, que vão desde a edição no próprio PVA até a manipulação do .txt para edição de valores. Item previsto na legislação de alguns estados e na legislação federal, o fisco pode a qualquer momento fiscalizar o sistema de gestão para verificar se a informação originada no sistema de gestão/fiscal é a mesma representada no .txt.

Trilhas de auditoria
Registra todas as alterações realizadas nos sistemas de informação, seja o campo com os dados do usuário, data e hora, arquivo, campo, chave do registro, valor anterior e valor atual. Permite ainda a emissão de relatório específico por usuário, arquivo, etc.

Processos
A mudança do papel para o digital trouxe uma transformação natural em vários processos das empresas. Mas será que todos foram alterados ou criados, ou somente aqueles que já existiam externamente foram revisitados? Com a NF-e, as empresas descobriram da pior maneira possível que alguns processos precisavam ser recriados: por exemplo, a checagem da NF-e na saída da fábrica. Como o DANFE é um papel A4 qualquer, abre margem à eventuais desvios de materiais dentro da companhia.

Armazenagem de informações
Deve estar alinhada com as políticas de Governança, por exemplo, sobre as questões de redundância. Sempre que necessário, a empresa terá de dispor de outro “backup” de mesmo tamanho e dimensões da base original além do nível 5 de segurança. Isso é exigido, por exemplo, para empresas com ações na bolsa de valores ou que prestam contas à SEC americana (Securities and Exchange Commission), etc.
Neste tema as empresas vacilam por não adotar uma política séria de armazenagem. É o que acontece, por exemplo, com os arquivos relativos ao xml da NF-e (emitidas e recebidas), o txt da ECD, o txt da EFD, o pdf da nota de serviço (imagem), o xml da nota de serviço ( padrão RFB), o xml do CT-e (conhecimento de transporte eletrônico), e todos os arquivos eletrônicos paralelos a estas obrigações que ainda não foram eliminados, tais como Sintegra, Gias, Diefs, etc.

Cruzamento de informações para auditoria e integridade dos dados
Este é outro item que, muito lentamente, as empresas começaram a se preocupar.  A Receita Federal já tem tecnologia para cruzamentos das obrigações (ECD versus Manad, ECD versus EFD, DIPJ, DCTF, DIRF). Uma auditoria digital prévia pode evitar eventuais aborrecimentos, uma vez que dá a oportunidade de corrigir alguns processos antes da prestação de contas ao fisco. É fundamental garantir a integridade nas informações, reduzindo a possibilidade de inconsistências e evitando o nível de exposição fiscal tributária.

Análise do ambiente tecnológico
O maior desafio das empresas é analisar o seu parque tecnológico e a necessidade de processamento e armazenagem de dados a fim de assegurar a confidencialidade das informações fiscais. Algumas empresas, por questões de regulamentação, sejam do órgão regulador ou de práticas de outros países (como a SARBANES OXLEY) armazenam seus arquivos em servidores “caseiros” quando deveriam transferir toda a sua base para um DATACENTER (que possuem nível 5 de segurança). Considerando a exigência da redundância de armazenagem de arquivos, muitas empresas deveriam dar mais atenção a essa questão legal.

Qualidade das consultorias
Com o estabelecimento do modelo digital para as questões fiscais, as empresas estão mais exigentes quanto à qualidade dos fornecedores. Em função da forte atuação do Ministério Público nos últimos anos no setor de TI, encontrando consultorias com profissionais sem o registro CLT e atuando como PJ, grandes corporações já restringiram a atuação de consultorias com esse perfil e agora chega a vez das médias empresas avaliarem esta questão para evitar o risco de exposição trabalhista.

Qualidade dos fornecedores e a alíquota do IPI
Neste ano a NF-e trouxe a questão da obrigatoriedade da NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), que traz a alíquota de IPI. Esta obrigatoriedade se transforma em fonte riquíssima de análise de compliance pelo fisco. Muito comum nas empresas é a existência de dois fornecedores do mesmo produto, com alíquotas diferentes. Agora, é de extrema responsabilidade da empresa reavaliar e certificar a classificação fiscal correta.

SPED Fiscal e as novas regras de layout

O SPED Fiscal trouxe novidades nessa semana. Foi publicado na última quinta, dia 27/05, algumas alterações no leiaute da EFD cuja vigência acontece a partir de 1º de janeiro de 2011. A Receita Federal já disponibilizou o novo Guia Prático da EFD (versão 2.0.1). É possível fazer o download do guia na comunidade SPED Brasil. Acompanhe abaixo algumas das mudanças da nova versão:

1. Observação da tabela Blocos –  alteração de vigência do Bloco G

2. Registros incluídos no leiaute – 0300, 0305, 0500 e 0600 – alteração de vigência

3. Campos incluídos no leiaute – MÊS_REF – reg. E116 e E250 – alteração de vigência

4. Alteração de tamanho de campos:

a) campo NUM – reg. 0005, 0100, 0150
b) campo COD_IND_BEM e COD_PRNC do reg. 0300 para tamanho “060”
c) campo 04 do reg. 0300 para tamanho “-”
d) campo nível do registro 0500
e) campo COD_IND_BEM do reg. G110

5. Alteração de redação campos 02 e 03 do reg. 0015

6. Alteração de redação – objetivo do reg. 0300

7. Alteração de redação – preenchimento campo 03 letra “b”, 07 do reg. 0300

8. Alteração de leiaute e instruções de preenchimento do reg. 0305

9. Alteração na redação da exceção 06 do registro C100

10. Alteração do título do registro C510 e C590 com a inclusão do documento Nota Fiscal/Conta de fornecimento de água canalizada

11. Instruções de preenchimento do campo 03 do registro E510

12. Alterações de leiaute e preenchimento do Bloco G

13. Alteração na redação do registro H005

14. Alterada a descrição dos campos do registro 1700 e 1710

15. Instruções de preenchimento do campo 02 do reg. 1700

SPED Contábil e o Plano de Contas Referencial: esclarecimento importante

Na semana passada, tratamos o seguinte ponto sobre o plano de contas referencial:

“Na nova situação, em 2008 algumas empresas realizaram o “DE PARA”, enquanto outras não (já  que a entrega era facultativa). Contudo, atentamos que, neste período, já havia a possibilidade de entregar a ECD com o “DE PARA” normatizado pelos dois ATOS.

Para a próxima entrega da ECD, em junho de 2010 (ano calendário de 2009), o Plano de Contas passa a ser obrigatório e deve ser gerado de acordo com o ADE COFIS nº 20.”    Aliz Informa – Edição n.5

Alguns de nossos leitores entraram em contato fazendo uma observação importante: o plano de contas não é obrigatório no SPED Contábil. Contudo, antes de desconsiderar a importância do plano de contas na ECD, vale aprofundar um pouco mais o assunto.

As informações do plano de contas pertencem ao mesmo bloco: atendem ao contábil e, obrigatoriamente, ao FCONT. Na geração do FCONT já deve ter ocorrido a geração do SPED Contábil, pois o primeiro utiliza as informações da ECD, entre as quais, o plano de contas referencial.

Portanto, vale a dica para que as empresas estejam atentas ao plano de contas, ainda que na esfera do SPED Contábil, pois este é obrigatório para empresas que vão gerar o FCONT.

A Aliz possui soluções completas para SPED, FCONT e Pis/Cofins que incluem análise, mapeamento e auditoria digital. Para saber mais, clique aqui, ou entre em contato conosco através do telefone (11) 2173-7650 ou do email comunicacao@aliz.com.br

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ALIZ Informa – 5ª edição – Ano I – 2010

Esta quinta edição do ALIZ Informa agradece aos leitores que tem nos estimulado a continuar com a produção deste informativo semanal, nos enviando suas dúvidas e sugestões de pauta.

Nesta semana, chegamos ao fim do especial “SPED Contábil 2010: novas empresas e muitas dúvidas”. O especial foi inspirado pelos leitores da comunidade SPED Brasil que, nesta semana, bateu o número de 8 mil usuários cadastrados. A SPED Brasil nasceu para ser um lugar de conhecimento relevante e estratégico, compartilhado e construído pelos profissionais e demais interessados pela área fiscal e tributária, especialmente no tocante ao complexo projeto SPED.

Também abordamos sobre o projeto PIS/COFINS ou o Livro de Contribuições, que substituirá a DACON a partir de janeiro de 2011. Outro assunto é sobre transparência nas práticas fiscais: como preparar sua empresa para o compliance e não correr o risco de exposição fiscal?

O “Aliz Informa” é uma comunicação semanal com informações estratégicas sobre o universo fiscal e tributário para ajudar clientes, colaboradores e profissionais da área em tomadas de decisão no dia-dia.

Sugestões de pauta podem ser enviadas para comunicacao@aliz.com.br

Boa leitura!

Projeto PIS/COFINS: oportunidade para preparar sua empresa desde já

O Projeto PIS/COFINS ou Livro de Contribuições substituirá a DACON a partir de Janeiro de 2011 e, assim como o CIAP, está inserido nas novidades do SPED Fiscal para o próximo ano.

As empresas afetadas serão todas aquelas sob o regime cumulativo e não-cumulativo, pois o maior objetivo é a substituição da DACON. O Ato Declaratório COFIS será divulgado no próximo mês, em junho, e as empresas terão apenas seis meses para se preparar.

Para isso, é necessário tomar algumas providências para evitar surpresas com o fisco:

a – Conhecer o seu cenário de apropriação de crédito e as  regras de apropriação previstas na legislação

b – Analisar todo o seu legado de crédito e o que foi suportado em PER/DCOMP (identificação de passivo tributário)

c – Verificar origem dos dados (ERP, mainframe ou próprio) e como eles são alimentados.

Esses são apenas alguns pontos. O PIS/COFINS refere-se a um projeto complexo, em termos de ordem de grandeza: ele tem 1600 campos e 160 registros, maior até que a EFD atual, onde é necessário realizar um criterioso acompanhamento estratégico, eventualmente realizando um projeto piloto em paralelo ao processo de homologação, antecipando os gaps que podem inviabilizar o crédito e fazendo uma revisão da regra de cálculo à luz do novo PVA.

É possível encontrar mais informações sobre o projeto na comunidade SPED Brasil.

SPED Contábil em 2010: mais de 130 mil empresas afetadas

A próxima entrega do SPED Contábil acontece em junho de 2010. Neste ano mais de 130 mil empresas do Lucro Real também estão obrigadas à entrega da ECD. Com a aproximação de junho, muitas das novas empresas ainda têm dúvidas sobre como proceder.

Há algumas semanas estamos selecionando algumas das principais dúvidas dos leitores da comunidade SPED Brasil. Hoje, chegamos ao fim desse especial e você acompanha abaixo outras dicas para preparar a entrega do SPED Contábil:

Você  Sabia?

1. Sobre as responsabilidades legais do contador que assina a ECD

Quando ocorre a mudança do contador por outro profissional, este deverá  assumir as responsabilidades pela escrituração, passando a assinar digitalmente o arquivo da ECD.

Em uma exaustiva discussão com a SERPRO (Serviço Federal de Processamento de Dados) durante o projeto SPED, concluiu-se que, no ano em que o profissional contábil atua como responsável, ele deverá assinar o Balanço. A grande dúvida era quando ocorria esta mudança de profissional durante o exercício. Neste caso, geralmente o contador contratado revisa todo o trabalho realizado. Mas vale destacar que, mesmo depois de passados alguns anos, o contador antigo ainda será responsável pelos atos praticados e sua responsabilidade não expira com o fim do contrato de trabalho.

1. Sobre o Livro Inventário no SPED Contábil

A Receita permitiu utilizar o livro modelo Z, parametrizável, para uso variado, incluindo a geração do inventário. Esta possibilidade era por conta da necessidade de registro dos livros comerciais na Junta (Livro de Entradas e o Inventário). Logo depois foi publicada a IN 926, que acabou com a obrigatoriedade do registro na junta. Veja o que diz a legislação:

Parágrafo único. A adoção da Escrituração Fiscal Digital, nos termos ao Convênio ICMS nº 143, de 15 de dezembro de 2006, supre:

Art. 6º A apresentação dos livros digitais, nos termos desta Instrução Normativa e em relação aos períodos posteriores a 31 de dezembro de 2007, supre:

I – a elaboração, registro e autenticação de livros para registro de inventário e registro de entradas, em relação ao mesmo período. (Lei nº 154, de 1947, arts. 2º, caput e § 7º, e 3º, e Lei nº 3.470, de 1958, art. 71 e Lei nº 8.383, de 1991, art. 48).

Fonte: Site da Receita Federal (http://www.receita.fazenda.gov.br/Legislacao/Ins/2009/in9262009.htm)

1. Plano de Contas Referencial: mais uma vez figurando entre as dúvidas sobre ECD

Mais uma vez, alertamos para o Plano de Contas Referencial informado na declaração do ano calendário de 2008, quando da entrega da ECD em 2009. Nesta ocasião, existia o plano de contas referencial normatizado pelo ADE COFIS nº 36. Porém, este foi modificado em razão dos ajustes à lei 11.638, pelo ADE COFIS nº 20.

Na nova situação, em 2008 algumas empresas realizaram o “DE PARA”, enquanto outras não (já que a entrega era facultativa). Contudo, atentamos que, neste período, já havia a possibilidade de entregar a ECD com o “DE PARA” normatizado pelos dois ATOS.

Para a próxima entrega da ECD, em junho de 2010 (ano calendário de 2009), o Plano de Contas passa a ser obrigatório e deve ser gerado de acordo com o ADE COFIS nº 20.

Transparência nas práticas fiscais: sobrevivência das empresas no século 21 em meio à crise global

O Brasil possui um dos sistemas tributários mais complexos do mundo. A modernização das esferas fiscais e tributárias dos últimos anos, impulsionadas por projetos grandiosos como é o caso do SPED, estão proporcionando a possibilidade do fisco enxergar como as empresas estão dando conta das obrigações fiscais e fazendo a devida manutenção do compliance.

O mundo globalizado assiste há quase dois anos a quebradeira no mercado financeiro que atinge empresas e países historicamente sólidos. A razão de toda essa situação, em linhas gerais, é sempre a mesma: falta de responsabilidade nas práticas financeiras e fiscais por parte de instituições públicas e privadas.

Neste ponto, o Brasil tem evoluído no conceito de transparência e tem sido um modelo para os outros países em meio à crise financeira global. Este cenário possibilita uma oportunidade para as empresas interessadas na sustentabilidade de seus negócios. Para isso é importante preparar as áreas fiscais e contábeis para a adoção de métodos seguros de compilação e transmissão dos dados tributários.

Segundo a Receita Federal, a arrecadação tributária no período de janeiro a de abril de 2010 atingiu o valor de R$ 256.889 bilhões de reais (somando as receitas administradas pela SEFAZ do Brasil e as recolhidas por Darf ou GPS). Houve um aumento de 10,96% em relação ao mesmo período em 2009. Diante desse montante é natural que o fisco esteja interessado em olhar de perto se as empresas estão cumprindo a legislação e atendendo as normas do SPED.

A portaria da RBF/Sufis no. 3324 de 23 de dezembro de 2009 dispõe sobre as diretrizes e metas da Programação de Procedimentos de Fiscalização para 2010 utilizando por base as informações da ECD de 2008 entregue em junho/2009. Em suma, entre outras ações, os procedimentos de fiscalização serão intensificados atingindo, entre outros, as pessoas jurídicas com receita bruta superior a R$ 20 milhões em 2009.

Vale a dica para que as empresas certifiquem-se sobre seus processos fiscais e assegurem a integridade das informações com metodologias que promovam maior segurança reduzindo eventuais riscos de exposição negativa, trazendo prejuízos ao negócio.