Sobre NF e CIAP
ALIZ Informa – Edição no. 1 – ano I – 2010
A partir de agora, você receberá semanalmente informações sobre o universo fiscal e tributário para ajudá-lo na rotina do seu dia-a-dia, com o objetivo de ser um instrumento de informação para nosso público interno e externo (clientes, prospects e parceiros).
Nesta edição, você acompanha algumas novidades sobre a primeira semana de produção da nova versão da Nota Fiscal eletrônica. E, ainda, fica sabendo sobre a prorrogação do CIAP (Ato Cotepe 38/99) e 10 razões para sua empresa se preparar desde já para estar adequada às novas exigências.
Sugestões podem ser enviadas para: comunicacao@aliz.com.br
Boa leitura!
Nota Fiscal eletrônica: SEFAZ rejeita notas com problemas de cálculo
A segunda versão da NF-e já está em produção desde 1º de Abril. O novo modelo já era aguardado, pois traz algumas mudanças profundas e que já está impactando o negócio das companhias que não estão atentos às novas exigências.
Uma das principais mudanças é que, a partir de agora, a liberação consiste na validação dos dados de cálculo da NF-e. Na antiga versão, a liberação consistia apenas na validação do layout. A partir de agora, as empresas devem estar atentas à qualidade e integridade dos dados de cálculo já que o novo sistema da SEFAZ consegue fazer uma auditoria prévia da NF-e.
Uma semana após o início da nova versão, algumas Secretarias da Fazenda já estão rejeitando emissões de nota. Este cenário já é realidade no estado de Santa Catarina, por exemplo.
Outro ponto de atenção para as empresas é que a Receita já tem conhecimento de que o número de contribuintes que aderiram à nova versão foi abaixo da expectativa. Esse cenário pode ampliar a necessidade de fiscalização por parte do Fisco, possibilitando riscos de exposição fiscal nas empresas que não se adequaram às novas exigências.
CIAP: prazo prorrogado não significa alívio para as empresas. Veja 10 razões para preparar sua empresa desde já!
O CIAP (Controle do Crédito do ICMS do Ativo Permanente) foi criado para regulamentar o dispositivo da Lei Complementar no. 87/96 (Lei Kandir), que possibilitou a todos os contribuintes do ICMS a apropriação do crédito nas aquisições de bens destinados ao ativo permanente. O Ato Cotepe n° 38 de 19 de Setembro de 2009, instituiu no SPED Fiscal os registros pertinentes ao Livro do CIAP.
Na semana passada foi divulgada pelo CONFAZ (Conselho Nacional de Política Fazendária) uma mudança no Ajuste SINIEF que dá conta de que o CIAP será obrigatório no novo modelo a partir de Janeiro de 2011. Uma das razões para a prorrogação foram as entregas que coincidiam no mesmo período, com o FCONT, DIPJ e SPED Contábil, que significariam uma sobrecarga para as empresas.
Contudo, a notícia não significa que as empresas já possam ficar tranqüilas. Pelo contrário, no No novo cenário, a vigência do CIAP conta com um período anual (e não semestral, como era previsto). Agora, as empresas tem mais tempo para preparar seus processos internos, sanear cadastros, revisar cálculos do legado e tomar atitudes prévias para evitar o risco de exposição fiscal.
Entre algumas dessas ações, algumas figuram como mais importantes por configurarem risco. Por exemplo, a revisão do cálculo pode dar um diagnóstico se a empresa realmente tomou crédito de forma correta. Acompanhe abaixo 10 razões para já preparar o CIAP:
A partir do novo modelo, o fisco passa a revisar o cálculo considerando a proporcionalidade mensal dos créditos dos últimos 5 (cinco) anos
§ A validação do cálculo será mensal e eletrônica, diferente do que ocorre hoje através de uma fiscalização.
§ Não serão aceitos códigos genéricos e sem NCM, sendo fundamental sanear os cadastros de bens previamente
§ No novo modelo, sai de cena a planilha em Excel e entra uma base única de informações com o legado e com as informações das aquisições atuais
§ Novos processos poderão afetar as certificações de qualidade das empresas, por exemplo, ISO
§ Valores lançados hoje precisam ser previamente auditados, sob risco de não ser homologado no PVA.
§ Processos aprovados por alguns estados por regime especial poderão ser revogados, tais como operações em comodato, leasing, baixa automática, etc.
§ O diferencial de alíquota será motivo de exposição fiscal, sendo necessário que as empresas passem a recolher o imposto e recalcular o legado
§ As multas podem chegar até 100% (cem por cento) do valor do imposto creditado
§ Informações de depreciação e conta corrente fiscal serão cruzadas mensalmente dependendo da SEFAZ (em Minas, por exemplo, poderá rejeitar o crédito)
São muitos os desafios e o tempo é curto. Toda essa sistemática envolvendo o Imobilizado, entre outras frentes do projeto SPED, já serão realidade a partir de Janeiro de 2011. Para evitar o risco de exposição fiscal, é essencial que os contribuintes preparem suas equipes desde já.
A Aliz possui soluções completas para NF-e e CIAP que incluem análise, mapeamento e auditoria. Para saber mais, clique aqui, ou entre em contato conosco através do telefone (11) 2173-7650 ou do email comunicacao@aliz.com.br
Aliz Informa: o futuro do SPED e as principais críticas do CIAP
Nos últimos anos, o projeto SPED transformou a rotina das organizações, mudou e criou novos processos e alterou o ritmo das entregas ao fisco. O SPED tem mudado também a cultura das empresas em relação às práticas fiscais e tributárias.
Por essa razão essa edição dá início a uma série de especiais sobre o que ainda é preciso mudar nas empresas para que o SPED seja, mais do que uma obrigação, uma oportunidade para profissionais e empresas crescerem de forma transparente e estratégica.
Essa edição faz uma análise do “antes e depois” do SPED na área de Suprimentos (ou Compras), um departamento fundamental na manutenção do compliance nas empresas. Ainda nesta edição, você acompanha uma análise sobre os principais erros apontados na geração do CIAP em um levantamento feito pela Aliz.
O “Aliz Informa” é uma comunicação semanal com informações estratégicas sobre o universo fiscal e tributário para ajudar clientes, colaboradores e profissionais da área em tomadas de decisão no dia-dia.
Sugestões de pauta podem ser enviadas para comunicacao@aliz.com.br. Boa leitura!
Presente e futuro do Sped: área de Suprimentos é estratégica no cenário digital
A divulgação de constantes recordes na arrecadação federal chama a atenção. Só em abril deste ano atingiu o volume de R$ 70,9 bilhões(1) de reais, segundo informações da Receita Federal. Diante disso, é possível perceber o avanço tecnológico que colabora para o alcance da arrecadação dos últimos anos.
Todavia, as empresas ainda se deparam com uma lacuna a ser resolvida: a transição do passado para o futuro, onde é necessário gerar informação com maior grau de qualidade e transparência.
A área de Suprimentos é estratégica nesse novo cenário, uma vez que passam por ela informações essenciais para a geração dos arquivos obrigatórios exigidos pelo fisco. Essa área é responsável pelas informações que darão o tom do planejamento de produção, de vendas, etc. Veja abaixo algumas práticas que devem ser administradas para garantir a manutenção do compliance:
Passado:
Suprimentos era parte do processo
Preocupava-se com questões relacionadas a preço, qualidade e o prazo de entrega.
Escolha dos fornecedores pela ótica da oferta
Não existia uma avaliação de risco. O cadastro do fornecedor era validado somente no início da relação comercial. Raramente existia um processo de reavaliação da situação cadastral do fornecedor.
Conferência no recebimento físico
As validações do documento fiscal eram executadas somente com a chegada do veículo que transportava as mercadorias.
Futuro:
Provedora de informação estratégica
Informa dados imprescindíveis como veracidade de impostos, enquadramento fiscal, localidade de saída de produtos, etc.
Avaliação de risco dos fornecedores
Com a evolução do cenário digital, as empresas devem se preocupar com a regularidade fiscal e tributária dos fornecedores. Por exemplo, o caso das empresas que estão obrigadas a emissão da Nota Fiscal eletrônica e ainda não aderiram a regulamentação: qualquer transação comercial nesta situação será considerada irregular perante o fisco. O fisco, por sua vez, já tem conhecimento de quais as empresas que não estão emitindo a NF-e.
Outro ponto relevante é quanto a apropriação de créditos dos tributos (ICMS, IPI, ISS, PIS e COFINS). Uma vez considerada irregular, todos os créditos serão anulados.O risco de exposição fiscal é enorme e pode sugerir intimações e autuações. As empresas devem avaliar e definir rotinas que garantam a prática de operações comerciais somente com fornecedores regulares junto ao fisco.
Conferência integrada e em tempo real
A confirmação do recebimento da mercadoria passará a ser realizada de forma digital. Hoje já é possível fazer uma prévia conferência dos dados da NF-e, como cálculo dos impostos, enquadramento fiscal, NCM do produto, etc. A equipe técnica do Projeto NF-e já vem trabalhando para integrar as 27 unidades federativas para implementação da confirmação de recebimento através da internet, por meio das próprias Secretarias da Fazenda (2). Como a construção do modelo nacional ainda não ocorreu, a Secretaria da Fazenda da Bahia está antecipando a implementação desta funcionalidade de acordo com os padrões estabelecidos para todo o país.
Fontes:
(1) http://www.receita.fazenda.gov.br/AutomaticoSRFSinot/2010/05/18/2010_05_18_17_22_56_376452415.html
(2) http://www.sefaz.ba.gov.br/nfen/portal/NF-e_Sefaz%20BA_Confirmacao_de_Recebimento_Orientacoes_v10.pdf
Análise das principais críticas do CIAP
Na preparação da base de dados do CIAP para atender ao SPED Fiscal (bloco G) o trabalho mais árduo é justamente a auditoria do legado para eliminar eventuais erros de informação. Neste ponto, temos identificado vários itens de não conformidade e de grave exposição fiscal para as empresas, tais como:
- Depreciação continuada, mesmo após a baixa do bem
- Manutenção do crédito do ICMS no estabelecimento adquirente de bens transferidos para outros estabelecimentos (somente algumas SEFAZ autorizam)
- Transferência de crédito do ICMS relativo à aquisição numa operação de transferência entre plantas quando o fisco não autoriza esta prática
- Bens de ativos ou componentes lançados como material de uso e/ou consumo com valores de ICMS apropriados à razão de 100%
- Apropriação imediata do ICMS no estado de Minas Gerais. A SEFAZ de MG só autoriza o crédito após o início de geração de receita pelo ativo imobilizado
- Bens construídos internamente e ausência do estorno do crédito integral do ICMS para passar à razão de 1/48 mês
- Empresas que adotam o modelo C e não tem o detalhe das informações: na migração do C para o D (que é mais detalhado, por item de produto) terão um trabalho maior
- Lançamento de baixa parcial do bem: para o fisco, não importa o tipo de bem, não existe baixa parcial, seja em garrafas, postes, torres, pallets, etc. Neste ponto, destacamos a orientação da SEFAZ-RN sobre um bem que poderia sofrer uma baixa parcial. Ela usa o exemplo do caminhão dizendo que, se o mesmo pode sofrer avaria seja na carroçaria, na cabine ou no chassis, a empresa deve lançar o caminhão em partes separadamente
- Outra questão é a regra básica do CIAP: não é permitido o creditamento caso a empresa não tenha saídas tributadas. Isto ocorre quando se redireciona o processo de faturamento ou quando é utilizado CD para simples distribuição e o faturamento se dá de forma centralizada
Vale lembrar ainda que o modelo digital exige maior controle na apuração dos valores mensais. Assim, toda atenção é pouca para a complexidade do bloco G.
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Aliz Informa: Compliance no Sped, plano de contas e nova versão da EFD
Esta edição aborda a questão do compliance no projeto SPED. Com o aprimoramento tecnológico, o risco de exposição fiscal já não é mais uma previsão alarmante. Já é um fato que está transformando a rotina das organizações. Nessa matéria você confere alguns pontos de atenção que as empresas devem ficar alerta.
Também faremos esclarecimento sobre a matéria do especial “SPED Contábil 2010: novas empresas e muitas dúvidas” sobre a obrigatoriedade do Plano de Contas Referencial. Além disso, você confere aqui as novidades do SPED Fiscal e o novo Guia Prático versão 2.0.1.
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Projeto SPED e a Exposição Fiscal: alerta para as empresas
Nos últimos cinco anos, o projeto SPED trouxe à tona a questão do Compliance, uma preocupação forte nas áreas de TI de médias e grandes empresas. As maiores dúvidas são sobre as exigências em âmbito legal ou de regulamentação que, uma vez não atendidos, podem acarretar na geração de passivo tributário e trabalhista, entre outros riscos.
A partir da nossa rotina nas empresas e em conversas com profissionais de diversos segmentos, selecionamos algumas medidas que devem ser tomadas para superar os desafios nas melhores práticas fiscais que o mercado e o fisco exigem. Veja abaixo:
Controle de acesso às informações
Criação de uma política de controle de acesso às informações, verificando se estas são adequadas a cada tipo de negócio e usuário, aumentando a segurança e reduzindo custos através da administração, controle e auditoria de forma centralizada. Também assegura que somente as pessoas que tiverem autorização e o perfil adequados terão acesso às informações e serviços oferecidos pelas empresas. Contempla este cenário, a gestão dos certificados digitais para assinatura seja da NF-e, da ECD e EFD.
Manipulação de arquivos
Temos observado verdadeiros horrores na preparação das escriturações e dos arquivos destinados ao fisco, que vão desde a edição no próprio PVA até a manipulação do .txt para edição de valores. Item previsto na legislação de alguns estados e na legislação federal, o fisco pode a qualquer momento fiscalizar o sistema de gestão para verificar se a informação originada no sistema de gestão/fiscal é a mesma representada no .txt.
Trilhas de auditoria
Registra todas as alterações realizadas nos sistemas de informação, seja o campo com os dados do usuário, data e hora, arquivo, campo, chave do registro, valor anterior e valor atual. Permite ainda a emissão de relatório específico por usuário, arquivo, etc.
Processos
A mudança do papel para o digital trouxe uma transformação natural em vários processos das empresas. Mas será que todos foram alterados ou criados, ou somente aqueles que já existiam externamente foram revisitados? Com a NF-e, as empresas descobriram da pior maneira possível que alguns processos precisavam ser recriados: por exemplo, a checagem da NF-e na saída da fábrica. Como o DANFE é um papel A4 qualquer, abre margem à eventuais desvios de materiais dentro da companhia.
Armazenagem de informações
Deve estar alinhada com as políticas de Governança, por exemplo, sobre as questões de redundância. Sempre que necessário, a empresa terá de dispor de outro “backup” de mesmo tamanho e dimensões da base original além do nível 5 de segurança. Isso é exigido, por exemplo, para empresas com ações na bolsa de valores ou que prestam contas à SEC americana (Securities and Exchange Commission), etc.
Neste tema as empresas vacilam por não adotar uma política séria de armazenagem. É o que acontece, por exemplo, com os arquivos relativos ao xml da NF-e (emitidas e recebidas), o txt da ECD, o txt da EFD, o pdf da nota de serviço (imagem), o xml da nota de serviço ( padrão RFB), o xml do CT-e (conhecimento de transporte eletrônico), e todos os arquivos eletrônicos paralelos a estas obrigações que ainda não foram eliminados, tais como Sintegra, Gias, Diefs, etc.
Cruzamento de informações para auditoria e integridade dos dados
Este é outro item que, muito lentamente, as empresas começaram a se preocupar. A Receita Federal já tem tecnologia para cruzamentos das obrigações (ECD versus Manad, ECD versus EFD, DIPJ, DCTF, DIRF). Uma auditoria digital prévia pode evitar eventuais aborrecimentos, uma vez que dá a oportunidade de corrigir alguns processos antes da prestação de contas ao fisco. É fundamental garantir a integridade nas informações, reduzindo a possibilidade de inconsistências e evitando o nível de exposição fiscal tributária.
Análise do ambiente tecnológico
O maior desafio das empresas é analisar o seu parque tecnológico e a necessidade de processamento e armazenagem de dados a fim de assegurar a confidencialidade das informações fiscais. Algumas empresas, por questões de regulamentação, sejam do órgão regulador ou de práticas de outros países (como a SARBANES OXLEY) armazenam seus arquivos em servidores “caseiros” quando deveriam transferir toda a sua base para um DATACENTER (que possuem nível 5 de segurança). Considerando a exigência da redundância de armazenagem de arquivos, muitas empresas deveriam dar mais atenção a essa questão legal.
Qualidade das consultorias
Com o estabelecimento do modelo digital para as questões fiscais, as empresas estão mais exigentes quanto à qualidade dos fornecedores. Em função da forte atuação do Ministério Público nos últimos anos no setor de TI, encontrando consultorias com profissionais sem o registro CLT e atuando como PJ, grandes corporações já restringiram a atuação de consultorias com esse perfil e agora chega a vez das médias empresas avaliarem esta questão para evitar o risco de exposição trabalhista.
Qualidade dos fornecedores e a alíquota do IPI
Neste ano a NF-e trouxe a questão da obrigatoriedade da NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), que traz a alíquota de IPI. Esta obrigatoriedade se transforma em fonte riquíssima de análise de compliance pelo fisco. Muito comum nas empresas é a existência de dois fornecedores do mesmo produto, com alíquotas diferentes. Agora, é de extrema responsabilidade da empresa reavaliar e certificar a classificação fiscal correta.
SPED Fiscal e as novas regras de layout
O SPED Fiscal trouxe novidades nessa semana. Foi publicado na última quinta, dia 27/05, algumas alterações no leiaute da EFD cuja vigência acontece a partir de 1º de janeiro de 2011. A Receita Federal já disponibilizou o novo Guia Prático da EFD (versão 2.0.1). É possível fazer o download do guia na comunidade SPED Brasil. Acompanhe abaixo algumas das mudanças da nova versão:
1. Observação da tabela Blocos – alteração de vigência do Bloco G
2. Registros incluídos no leiaute – 0300, 0305, 0500 e 0600 – alteração de vigência
3. Campos incluídos no leiaute – MÊS_REF – reg. E116 e E250 – alteração de vigência
4. Alteração de tamanho de campos:
a) campo NUM – reg. 0005, 0100, 0150
b) campo COD_IND_BEM e COD_PRNC do reg. 0300 para tamanho “060”
c) campo 04 do reg. 0300 para tamanho “-”
d) campo nível do registro 0500
e) campo COD_IND_BEM do reg. G110
5. Alteração de redação campos 02 e 03 do reg. 0015
6. Alteração de redação – objetivo do reg. 0300
7. Alteração de redação – preenchimento campo 03 letra “b”, 07 do reg. 0300
8. Alteração de leiaute e instruções de preenchimento do reg. 0305
9. Alteração na redação da exceção 06 do registro C100
10. Alteração do título do registro C510 e C590 com a inclusão do documento Nota Fiscal/Conta de fornecimento de água canalizada
11. Instruções de preenchimento do campo 03 do registro E510
12. Alterações de leiaute e preenchimento do Bloco G
13. Alteração na redação do registro H005
14. Alterada a descrição dos campos do registro 1700 e 1710
15. Instruções de preenchimento do campo 02 do reg. 1700
SPED Contábil e o Plano de Contas Referencial: esclarecimento importante
Na semana passada, tratamos o seguinte ponto sobre o plano de contas referencial:
“Na nova situação, em 2008 algumas empresas realizaram o “DE PARA”, enquanto outras não (já que a entrega era facultativa). Contudo, atentamos que, neste período, já havia a possibilidade de entregar a ECD com o “DE PARA” normatizado pelos dois ATOS.
Para a próxima entrega da ECD, em junho de 2010 (ano calendário de 2009), o Plano de Contas passa a ser obrigatório e deve ser gerado de acordo com o ADE COFIS nº 20.” Aliz Informa – Edição n.5
Alguns de nossos leitores entraram em contato fazendo uma observação importante: o plano de contas não é obrigatório no SPED Contábil. Contudo, antes de desconsiderar a importância do plano de contas na ECD, vale aprofundar um pouco mais o assunto.
As informações do plano de contas pertencem ao mesmo bloco: atendem ao contábil e, obrigatoriamente, ao FCONT. Na geração do FCONT já deve ter ocorrido a geração do SPED Contábil, pois o primeiro utiliza as informações da ECD, entre as quais, o plano de contas referencial.
Portanto, vale a dica para que as empresas estejam atentas ao plano de contas, ainda que na esfera do SPED Contábil, pois este é obrigatório para empresas que vão gerar o FCONT.
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Aliz nos eventos Infobrasil 2010 e IV Fórum SPED e NFe
Vamos participar de dois grandes eventos nos próximos dias. O primeiro será o InfoBrasil TI & Telecom 2010, realizado em Fortaleza, um dos maiores eventos de tecnologia do país e considerado o maior da região norte e nordeste.
Os especialistas Jorge Campos e Cesar Moraes ministrarão uma palestra com o tema “A importância e os desafios do compliance fiscal integrado aos processos da TI: evolução para o desenvolvimento de negócios sustentáveis” para um público composto por Diretores de TI e CIOs, entre outros. Também participaremos de uma mesa de relacionamento e um jantar de encerramento com o GGTIC-CE (Grupo de Gestores de Tecnologia da Informação e Comunicação do Ceará).
Já no mês de junho, participaremos do IV Fórum de SPED e NF-e realizado pela Febracorp, em São Paulo, considerado um dos mais importantes sobre o tema SPED no país. Desta vez, levaremos o assunto “A importância do compliance fiscal para uma gestão eficiente”. Já participamos do mesmo encontro em 2009 e, na ocasião, fechamos importantes negócios. O destaque foi para a venda que gerou o case da TAM Linhas Aéreas. Contaremos com a nossa parceira Mastersaf neste evento.
Para saber mais, acompanhe abaixo alguns detalhes sobre os eventos.
Fortaleza – InfoBrasil TI & Telecom 2010
Dias: 25 a 27 de maio
Exposição, seminários e workshops – Hotel Blue Tree Fortaleza – Rua Doutor Atualpa Barbosa Lima, 500
Grandes palestras / Apresentação Aliz – Centro de Negócios Sebrae/CE – Av. Monsenhor Tabosa, 777
Local do jantar – Hotel Marina Park
Para saber mais, acesse: http://www.infobrasil.inf.br/
São Paulo – IV Fórum de SPED e NF-e
Dias: 22 e 23 de junho de 2010
Local: Centro Empresarial – Av. Maria Coelho Aguiar, 215 – Bloco G – 2º andar – Santo Amaro
Para saber mais, acesse: http://www.confeb.org.br/sped/agenda.html
(Próximo à data do evento, daremos mais detalhes sobre nossa participação)
Case NSK Brasil: SPED eleva agilidade e efetividade das operações fiscais
Com cerca de 700 colaboradores, a NSK Brasil faz parte de um grupo presente nos cinco continentes e com escritórios de vendas em 27 países e 60 fábricas de rolamentos de alta qualidade. Dentro desse conglomerado, a unidade brasileira se destaca pelo menor tempo empregado na produção e também pelo menor estoque de materiais em processo.
Contando com a consultoria da Aliz, a NSK obteve dois grandes benefícios com os projetos SPED: passou a explorar com mais eficácia as funcionalidades das tecnologias Mastersaf, da qual era usuária desde 2000 para cumprir as tarefas contábeis e tributárias, e resolveu a questão do cumprimento das obrigações fiscais no novo modelo SPED, proposto pela Receita Federal.
“O conhecimento e a experiência da Aliz, tanto nas áreas fiscal e contábil quanto tecnológica, foram determinantes para orientar a NSK sobre a melhor metodologia de trabalho para os projetos SPED Fiscal e Contábil.” Danilo Oliveira, diretor contábil da NSK
Para ver o case completo,clique aqui.
