ALIZ Informa – edição n. 25 – Ano I – 2010

O Aliz Informa desta semana fala sobre a questão do sigilo fiscal das empresas perante a RFB e o que mudou depois do SPED. Também mostramos a evolução do processo fiscal com apoio da tecnologia e gestão do conhecimento.

O “ALIZ Informa” é uma comunicação semanal com informações estratégicas sobre o universo fiscal e tributário para ajudar clientes, colaboradores e profissionais da área em tomadas de decisão no dia-dia.

Sugestões de pauta podem ser enviadas para comunicacao@aliz.com.br

Boa leitura!

Sigilo Fiscal no mundo SPED

Um processo eleitoral deste ano trouxe à tona a questão do sigilo fiscal. A pergunta que ficou é: como a Receita Federal faz a gestão de dados dos contribuintes, sejam pessoas físicas ou jurídicas? Acompanhamos nos últimos quatro anos a evolução deste tema e participamos de algumas discussões com a RFB e as instituições, especificamente no ambiente SPED.

Durante este período, discutimos o controle de acesso e com nossas descobertas, comparamos o antes e o depois deste tema com projeto Sped, confira:

• No âmbito da informação:

Antes do Sped os dados fiscais eram sempre fornecidos aos estados e municípios quando solicitados à RFB, sem qualquer regra ou critério.

Depois do Sped, os dados fiscais e contábeis das empresas somente são fornecidos se houver um MPF- Mandado de Procedimento Fiscal. Ainda assim, em relação aos dados contábeis, apenas os “dados agregados” serão liberados aos estados, municípios e o DF. Isto foi possível após o Convênio 01/10 –Compartilhamento da ECD.

Abaixo, detalhe do convênio sobre “dados agregados”:

“§ 2o - Entende-se por dados agregados a consolidação mensal, por contribuinte, de informações de saldos contábeis e as demonstrações contábeis.

§ – 3o O conteúdo, leiaute e demais requisitos técnicos do arquivo digital, contendo os dados agregados, serão definidos em conjunto pela RFB e pelas SEFAZ.”

Fonte: Extraído do Convênio 1/2010

Isto significa que os estados e municípios não terão acesso ao diário auxiliar e sim apenas à consolidação dos dados. A nosso ver, a definição de leiaute e demais requisitos técnicos serão apresentadas na futura EFD CONTABIL (nova obrigação que substituirá o e-Lalur e o FCONT).

• No âmbito de quem pede a informação:

Antes do Sped não havia preocupação alguma por parte da RFB sobre quem podia obter estas informações.

Depois do Sped, a RFB adotou novos procedimentos referentes ao acesso a dados fiscais das empresas. Neste caso, poderão solicitar informações das empresas: os estados, municípios, o DF, a própria união e também as agências e órgãos reguladores.

No início desta discussão em dezembro de 2006, as empresas piloto, preocupadas com este acesso e quem o faria, solicitaram à RFB os procedimentos da SOX (Sarbannes Oxley), recusada de imediato por não se tratar uma legislação brasileira.

Diante desta recusa, a RFB solicitou alguma sugestão das empresas, que fizeram um documento sobre a Segurança da Informação baseado na NBR ISO/IEC 17799-2005, que norteia o tema especificamente na área de TI.  Lembramos alguns tópicos que foram tratados neste documento entregue à RFB:

 1. Análise de Riscos

1.1 Identificação dos ativos críticos
1.2 Identificação dos agentes interessados nos ativos
1.3 Identificação das vulnerabilidades
1.4 Apuração do risco (probabilidade da vulnerabilidade ser explorada)
1.5 Definição do nível aceitável do risco
1.6 Definição dos controles de mitigação do risco

2. Gestão de Ativos
3. Segurança em Recursos Humanos
4. Segurança Física e do Ambiente
5. Gerenciamento de Operações e Comunicações
6. Controles de Acesso
7. Aquisição, de Desenvolvimento e Manutenção de Sistemas Informação
8. Gestão de Incidentes de SI
9. Gestão da Continuidade do Serviço
10.Conformidade

Podemos olhar estes tópicos sob óticas diferentes – analisando o ambiente da SERPRO/RFB, que armazena os dados dos contribuintes, e também, no ambiente das empresas, cujos dados também devem obedecer os requisitos da referida norma. Nesta semana a RFB publicou a Portaria 1860/10, que disciplina o acesso às informações protegidas pelo sigilo fiscal (referentes  aos poderes conferidos pela MP 502/10).

Questionamos quantas empresas olharam para a ECD, a identificaram como a contabilidade da empresa e se preocuparam em armazenar estes dados em um servidor dedicado com segurança? Qual de fato seria o setor responsável pelo armazenamento destes dados ou quais seriam os usuários responsáveis pelas informações?

Sua empresa já pensou no investimento para atender estas novas demandas?

Tecnologia x Gestão do Conhecimento para evolução de processos

O contribuinte ainda tem dificuldades reais quanto à forma da escrituração contábil e fiscal. A evolução dos processos é o caminho mais adequado para o atendimento das novas demandas do SPED.

O processo de contabilização das empresas deve sofrer, neste contexto, uma inegável influência tecnológica. A modernização dará uma nova visão de desenvolvimento de sistemas e aplicativos, pelo que sugerimos a implantação de uma plataforma BI (Business Intelligence), que pode gerar maior flexibilidade na manutenção e armazenamento dos dados, ampliação dos panoramas contábeis, entre outros fatores.

Entretanto, a evolução dos processos fiscais e contábeis propõe que as empresas, assim como seus profissionais, passem por um processo de atualização de seu conhecimento, que reforça a busca constante por qualidade para alcançar seus resultados de forma mais assertiva. A capacitação amplia as discussões, traz antecipação de impacto e permite que os profissionais se adequem em tempo hábil para as demandas do Fisco e seus métodos de aplicação.

Encontramos em nossos trabalhos empresas em diversos estágios. As companhias que começaram o projeto Sped em 2009, estão em um maior processo evolutivo, já capacitam seus profissionais e enxergam a necessidade de uma ferramenta de BI. A discussão fica por conta de onde instalar esta ferramenta: diretamente no ERP, cuja análise dependerá muito do conhecimento do profissional técnico ou funcional, ou por meio de um datawarehouse que detenha todas as informações contábeis, fiscais, financeiras e etc. A escolha da ferramenta de BI será um fator importante neste processo em função do alto volume de dados e da forma com que as informações são distribuídas para o atendimento das obrigações do Sped.

 A Aliz possui soluções completas para SPED, FCONT, NF-e e PIS/Cofins que incluem análise, mapeamento, auditoria digital e agora um grupo estratégico de discussão fiscal. Para saber mais, clique aqui, ou entre em contato conosco através do telefone (11) 2173-7650 ou do email comunicacao@aliz.com.br

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ALIZ Informa – edição n. 24 – Ano I – 2010

O ALIZ Informa desta semana mostra os desdobramentos para a entrega da EFD PIS/COFINS e a importância da área de cadastro nas empresas.
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Boa leitura!

PROJETO SPED: PASSADO, PRESENTE E FUTURO

Com a evolução digital no cenário fiscal, somos questionados pelas áreas de negócios das empresas sobre o que muda em relação aos modelos antigos e as novidades dos projetos CIAP (BLOCO G) e EFD-PIS COFINS, ambos com a vigência em Janeiro/2011. As empresas também questionam se estas novidades apresentarão grandes mudanças na configuração de seu sistema corporativo ou nos processos. Talvez, esta fama de “vilão” seja da EFD PIS/COFINS, que tem como ponto crucial, a exigência de uma maior assertividade na destinação do insumo adquirido no processo produtivo da companhia e como ele se comporta no custeio, por exemplo.

O caminho a percorrer ainda é longo, já que nem sempre os processos das empresas permitem identificar o destino correto das aquisições, sejam estas para ativo imobilizado ou qualquer outro item do processo produtivo. O motivo é que na maioria dos casos não há uma pré-definição para onde este ativo será destinado, se este vai compor ou participar da elaboração do produto final, bem como atuar na atividade operacional da companhia.

Não podemos esquecer que a lei 12.058 em seu artigo 35, exige do contribuinte a segregação dos créditos, embora o leiaute do fisco permita o rateio proporcional quando é utilizado o mesmo produto, sendo estes tanto do regime cumulativo como do não cumulativo.

O processo de compra evolui a cada dia nesta questão, qualificando os fornecedores no âmbito cadastral com o fisco e com os produtos adquiridos em relação à NCM.  As empresas devem incorporar em seu processo a análise de seus fornecedores em relação à obrigatoriedade da NF-e.

Assim, com suas devidas validações e evoluções oriundas do cenário digital, o processo de compra deve preparar as informações para que a empresa tenha o devido respaldo de utilização das aquisições no cenário da companhia. Quando o documento fiscal entra na empresa, o recebimento deve vir com todas as variáveis para realizar a classificação correta, fundamental para  direcionar a utilização dos créditos com solidez e viabilizar a geração das informações para atendimento ao SPED, como por exemplo, o CIAP (Bloco G) e EFD-PIS COFINS, e futuramente o Livro de Controle da Produção e do Estoque.

EFD PIS/COFINS e o papel da área de cadastros nas companhias

Fizemos uma análise minuciosa do EFD PIS/COFINS e uma das questões que separamos para discussão é mais uma vez o papel da área de cadastro para o atendimento da obrigação. Sempre indicamos às empresas a necessidade de revisão de cadastro de ativo imobilizado, a eliminação dos códigos genéricos e classificação da NCM. Com o projeto da EFD CIAP e a segunda geração da NF-e, as empresas tiveram que realizar esta atividade, e como conseqüência, arcaram com os custos elevados de uma alta demanda.

Em um outro exemplo na EFD PIS/COFINS, encontramos o registro F600, que pede a informação dos recolhimentos (DARFs) por fonte pagadora. No entanto a maioria das empresas faz o recolhimento em um único DARF, sem a identificação da fonte pagadora. Fica a pergunta de como pleitear o fim de uma DCTF, ou uma DIRF, se a comprovação do pagamento não é analítica. Além disso, a mudança deste processo repercute na contabilização dos pagamentos efetuados pelos prestadores.

Olhando para o futuro, teremos novamente o embate do cadastro, uma vez que na EFD Folha de Pagamento, o CPF dos dependentes será obrigatório. Mais uma vez nosso alerta é em relação ao planejamento do projeto, já que o cadastro faz parte de uma série de atividades relacionadas, como no próprio sistema de gestão, que gera as informações para o fisco.

Considerando o nosso ponto inicial em 2005, caminhamos cinco anos para conhecer realmente a adequação dos processos, sistemas e a capacitação dos profissionais nas empresas. Nosso objetivo é atingir o que chamamos de “Compliance” aliado às melhores práticas de gestão e podemos afirmar que as empresas brasileiras, que já passaram por estes processos, estão a passos largos de um melhor modelo de gestão.

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ALIZ Informa – edição n. 23 – Ano I – 2010

O ALIZ Informa desta semana fala sobre a segunda fase da nota fiscal eletrônica e alerta para os prazos do PIS/COFINS. O “ALIZ Informa” é uma comunicação semanal com informações estratégicas sobre o universo fiscal e tributário para ajudar clientes, colaboradores e profissionais da área em tomadas de decisão no dia-dia.

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Um novo tempo no projeto SPED: NF-e segunda geração

A primeira fase da NF-e foi marcada por muitas mudanças que já conhecemos. O mais importante é que a primeira geração foi tempo para experimentar, aprender, conhecer, errar, corrigir e também investigar o que poderia melhorar. As administrações tributárias dos estados se preparam para um novo tempo de pesquisas e análise de sua base de dados. Com o rastreamento de operações e cargas, por exemplo, serão identificadas as elisões e evasões fiscais além das operações simuladas.

Para tanto, a NF-e 2ª Geração vai permitir identificar dados por: segmento, macroregiões e produtos específicos, que vão gerar comparação de preços e os custos dos mesmos, com suas margens. A Microsoft Serviços foi a responsável pelo desenvolvimento do projeto, desde o diagnóstico até a implantação, por meio do Microsoft Solutions Framework (MSF), que integra equipes de projetos e operações.

“Estes quatro relatórios são compostos de 29 sub-relatórios que permitem o aprofundamento das análises, mergulhando no detalhe da informação, além da possibilidade de conectar-se diretamente à base de dados via Microsoft Excel para fazer centenas de análises, cruzamentos e combinações de dados. Para desenvolver a solução para a Sefaz-BA, foram adotados o banco de dados Microsoft SQL Server 2008, servidores Microsoft Windows Server 2003 e a tecnologia de desenvolvimento Microsoft .NET Framework 3.5. Estas escolhas também consideraram a integração com as soluções e recursos Microsoft já existentes no ambiente, como a certificação digital do SQL Server 2008, a facilidade da linguagem XML e o Service Broker.”

Fonte: Microsoft

O projeto do BI NF-e também contou com o apoio do Instituto ETCOS, que trabalha no desenvolvimento da ética nos negócios, buscando o fim da evasão fiscal, informalidade, falsificação e outros desvios de conduta.

Outro projeto alia-se a este, o SCD (Projeto Sistema de Circularização de Documentos Fiscais), também conhecido como Portal de Eventos. O objetivo é viabilizar o rastreamento de todos os eventos da NF-e 2ª geração após autorização do fisco e permitir ao contribuinte comunicar-se com o SEFAZ sobre eventos que não necessitem o cancelamento das notas fiscais eletrônicas, como tem ocorrido.

Na primeira etapa já foram identificadas ações que entraram em operação de comunicação:

-Cancelamento pelo fisco

-Operação não realizada

-Correção pelo fisco

-Registros de saídas

-Roubo de carga

-Confirmação de recebimento

-Desconhecimento da operação

-Devolução da mercadoria

-Confirmação de recebimento – Portal SEFAZ

-Desconhecimento da operação-Portal SEFAZ

-Devolução da mercadoria – Portal SEFAZ

Nesta nova era, os fiscos (federais e estaduais) mostram que aprenderam a lição onde o uso da tecnologia é a melhor forma de se trabalhar com eficiência e qualidade nos resultados, em menor tempo. 

Esteja atento ao prazo do PIS/COFINS

Com prazo menor para a preparação da EFD-PIS COFINS, notamos que os contribuintes ainda esperam ansiosamente a prorrogação da obrigatoriedade, seja esta para a vigência ou entrega do arquivo. O cenário se desenvolve conforme o leiaute da EFD PIS/COFINS que, embora já publicado, ainda está em construção, gerando a possibilidade de ajustes.

Também aguardam-se as regras de validação que certamente serão modificadas como conseqüência da evolução do leiaute, provocadas pela fase de homologação do PVA (PGD). Alguns itens devem ser verificados com atenção, observando o cenário atual e o futuro, como:

-Codificação dos itens

-Classificação fiscal (NCM)

-Código de serviço (LC 116)

-CST do PIS e da COFINS

-Tabelas de ajustes

-Fluxo das informações

-Planilha de cálculo do PIS/COFINS

-Regras de negócio

-Custeio próprio

-Custeio dos subcontratados

Sugerimos às empresas sua preparação para a geração e entrega do PIS/COFINS, já que paralelamente, será obrigatória a entrega da DACON, que traz as informações de forma sintética, ao contrário da EFD PIS COFINS, que trará as informações analíticas, semelhante ao que acontece quando do envio da PER/DCOMP.

Embora ainda estejam previstas mudanças neste cenário, as empresas devem se movimentar para verificar quais adequações terão de realizar, já que este passo é fundamental para sanar as dúvidas de projeto. Com isso, as empresas se antecipam aos reais impactos para o atendimento, geração e entrega da EFD PIS COFINS, prevista para janeiro de 2011.

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ALIZ Informa – edição n. 22 – Ano I – 2010

O ALIZ Informa fala sobre os escritórios contábeis e suas dificuldades com o SPED. Nesta edição também abordamos um pouco mais sobre  o armazenamento de dados na Era Digital. O “ALIZ Informa” é uma comunicação semanal com informações estratégicas sobre o universo fiscal e tributário para ajudar clientes, colaboradores e profissionais da área em tomadas de decisão no dia-dia.

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Projeto SPED e os escritórios contábeis

 Em plena fase 2 do projeto SPED, percebemos que os escritórios de contabilidade são os que mais sofreram nesta fase de adequação, uma vez que o mesmo não foi criado pensando nos processos em que os escritórios estão envolvidos. O projeto SPED foi criado para as grandes empresas, cujo setor fiscal é terceirizado por escritórios de contabilidade.                                                       

Existe a previsão para que se adote um perfil “C” para empresas enquadradas no “Simples Nacional”, no âmbito da EFD, onde a informação será apresentada em modelo resumido, sem detalhamento. Esta é a maior dificuldade dos escritórios de contabilidade, já que antes da EFD não era necessária a apresentação do item da nota fiscal, sendo apresentadas apenas, as informações da capa do documento fiscal. Hoje, a evolução do projeto exige até mesmo as classificações fiscais dos produtos.

 Além da questão técnica, os escritórios também se deparam com o problema do certificado digital, seja do contador, do procurador ou o sócio que assina a ECD. E ainda, o trâmite de assinatura conta usualmente com um processo incorreto: deixar o certificado com o contador, lembrando que o certificado é como uma procuração assinada em branco.

 Contudo, ainda existe a necessidade de investimentos para o novo modelo digita: novas tecnologias, atualização de sistema, certificados digitais, e principalmente, a capacitação das equipes. Sabemos que não seria fácil esta adaptação, uma vez que nem sempre é possível repassar o custo desta adequação aos clientes. 

 Algumas empresas encontraram um “caminho do meio” para minimizar este impacto financeiro, tecnológico e de conhecimento: compraram soluções no modelo Saas, que eliminam a necessidade de soluções fiscais ou ERPs e de servidores, inclusive com a opção de crescimento desta estrutura, por meio da já famosa “cloud computing” (computação em nuvem).  Para finalizar esta adaptação faltará ainda a capacitação dos profissionais do escritório, seja em IFRS, no entendimento de todo o cenário Sped -ECD, EFD, NF-e, NFS-e, MC-e, CL-e, CT-e, FCONT, e-LALUR, SCD-e, sendo que, nestes tópicos, podem contar com a UNISESCON e CRCs, que oferecem cursos com preços especiais para a classe contábil.

 Seu escritório de contabilidade já pensou nisto para facilitar seus processos e diminuir os seus custos?

Armazenamento de dados na Era Digital 

 O projeto SPED completa cinco anos e ao falarmos em armazenamento de dados entramos em uma área tanto nebulosa. As empresas ainda não se adaptaram totalmente a estes processos e aplicam por si as alternativas cabíveis.

Nos últimos anos, tivemos uma avalanche de dados passíveis de armazenagem como informações de cunho fiscal e dados estratégicos para as companhias.

 Vamos entender melhor este novo universo digital:

 - NF-e- O primeiro modelo da nova era digital trouxe otimização dos processos de faturamento, logística, revisão e criação de novos processos na companhia, além de recentes tecnologias e negócios. Em contrapartida, a NF-e trouxe um novo modelo de arquivo, o xml, que deve ser armazenado pelo emitente e pelo recebedor. O fisco, inclusive, já estabeleceu a obrigatoriedade do arquivo de dados xml, já que este vem a substituir a via fixa da NFe em papel e a encadernação com registro na Junta Comercial.

 Outra discussão é como armazenar?  Em um Data Center ou “In house”?

 Caso a opção seja “in house”, a responsabilidade fica com as áreas de IT, fiscal, arquivo morto ou contabilidade?

 Somente armazenamento de dados não é suficiente. Estes arquivos precisam de gestão, assim como as empresas devem checar as NF-e dos fornecedores, se são válidas, idôneas ou não vão oferecer nenhum risco à companhia.

 E quem faz a gestão, precisa de ferramentas que otimizem o processo (robôs) de leitura e armazenagem. Até agora só falamos em NF-e de entradas, mas, a empresa também, tem as NF-e de saídas, cujo exercício deve ser o mesmo.

 - EFD - A escrituração fiscal digital também trouxe como novidade a necessidade de armazenamento, porém esta, seja inteligente, que permita a pesquisa da informação por metadados, em que cada campo possa ser pesquisado por fornecedor, cliente, produto, vencimento, emissão, etc.

 - ECD - Por fim temos a escrituração contábil digital, que trouxe um novo foco para a contabilidade, exigindo uma grande responsabilidade das áreas envolvidas na geração das informações, principalmente pelo fato de não se poder corrigir o livro digital depois de registrado. Portanto, a empresa deve garantir um processo seguro de contabilização, geração, validação e armazenamento destes dados e pesquisa destas informações.

 As empresas ainda estão habituadas a gerar um arquivo magnético e não uma escrituração digital. Quando faltam estes arquivos, para o fisco, significa falta de organização e de comprovação de suas práticas e atos empresariais.

 Além destes, temos os demais cenários, FCONT, MC-e, CT-e, NFS-e (padrão ABRASF), CC-e, e o MDF-e (Manifesto de Documentos fiscais eletrônicos). Todos estes ainda juntam arquivos em .pdf, além de arquivos eletrônicos que os fiscos estaduais ainda não dispensaram como GIAS, SINTEGRA, DIEFs, DAPI, etc. São muitas informações para manter sem um método específico e eficaz.

 Infelizmente, ainda não existe uma solução que permita uma gestão eficiente, organizada e segura para esta base de dados. Uma plataforma que atenda não só ao  cenário SPED, como também às diversas áreas da companhia como o jurídico, recursos humanos, engenharia, tesouraria, marketing, entre outros, que geram uma grande quantidade de documentos digitais e em papel. 

 Em nossa visão, as empresas precisam de uma ferramenta que funcione como uma biblioteca digital, com todo o seu conteúdo nas extensões .pdf, .xml, .txt, ged,  devidamente catalogados e identificados, permitindo a consulta por qualquer tipo de referência.

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