ALIZ Informa – edição n. 19 – Ano I – 2010

O ALIZ Informa desta semana vai mostrar como as empresas mudaram seus processos com o SPED e agora se preparam, mais uma vez, para a chegada da NF-e segunda geração, que traz alterações, porém não muda a legislação.

 O “ALIZ Informa” é uma comunicação semanal com informações estratégicas sobre o universo fiscal e tributário para ajudar clientes, colaboradores e profissionais da área em tomadas de decisão no dia-dia.

Sugestões de pauta podem ser enviadas para comunicacao@aliz.com.br

Boa leitura!

 O que mudou em sua empresa depois do Sped?

Sabemos que o projeto Sped trouxe inúmeras dúvidas e alterações nos processos das empresas. Esta pergunta remete a algo que já passou, no entanto o SPED ainda  está  presente no dia-a-dia das empresas.  Terminada a “FASE 1” do SPED, com a adesão a NF-e, as entregas da Escrituração Contábil Digital e a Escrituração Fiscal Digital,  as empresas aguardam o surgimento da  segunda fase, com a evolução da NFe 2.0  e novos projetos como o  E-Folha, EFD Livro de Contribuições e o E-LALUR.

Esta evolução fez com que algumas empresas observassem as mudanças trazidas pelo SPED de forma mais acentuada, observando como estas afetavam seus negócios e a cadeia de valor onde estão inseridas. As empresas que lidaram com estas mudanças impostas pelo SPED de forma proativa e trataram o tema com maior relevância, especialmente em relação aos processos e na gestão de compliance, começam a observar os ganhos que estas melhorias trouxeram ao negócio, tais como:

=>  Melhoria nas práticas de logística (carga e descarga de mercadorias)

=>   Melhor gestão dos fornecedores (no que se refere às condições legais destes)

=>   Eliminaram a redigitação de informações, o gerou ganho de produtividade e reduziu boa parte dos erros

 =>   A redução de custos com a dispensa de emissão e armazenamento de documentos em papel

 =>  Simplificação e agilidade nos procedimentos sujeitos ao controle de administração tributária (comércio exterior, regimes especiais e trânsito entre unidades da federação)

=>  Rapidez no acesso às informações

=>  Possibilidade de troca de informações entre os próprios contribuintes a partir de um leiaute padrão

=> A redução de custos administrativos 

=> Melhoria da qualidade da informação

=>  Possibilidade de cruzamento entre dados contábeis e fiscais

Alertamos que, as empresas atravessaram um turbilhão de mudanças e vivem uma corrida contra o tempo, visto que o atendimento para esta fase é muito mais curto que na etapa inicial, já possuem parte destas informações.  Com o EFD- Livro de Contribuições, sugerimos rever alguns itens:

=>  Cadastro de produtos

=>  Cadastro de Fornecedores e clientes (principalmente prestadores de serviços)

=>  Plano de contas referencial

=>  Processos

=>  Capacitação dos profissionais

Terminada a Fase 1 do SPED, as empresas ainda tentam solucionar estes itens, acarretando uma maior demora na qualificação da informação e conseqüentemente aumentando o risco de exposição fiscal.

Sua empresa está adaptada às novas mudanças que estão por vir?

A segunda fase do Projeto Sped e os processos nas empresas

A segunda fase do projeto SPED vem com tudo e as empresas, já abaladas com a primeira fase que teve em seu cerne NF-e, a ECD, a EFD, o CT-e, FCONT,  MC-e, CL-e, já se defrontam com a segunda fase. Porém o fisco foi mais tolerante, postergando a entrada da NF-e SEGUNDA GERAÇÃO e do CIAP.

O Sped trouxe muitas transformações nas empresas, e algumas chegaram a ter mais de 500 processos alterados, outras mais de mil. Na segunda fase estão previstas alterações sim, talvez nem tão  complexas. O fisco não vai mudar a legislação de fato. Vai apenas qualificar a maneira de receber as informações das empresas.

O primeiro item da segunda fase do projeto Sped, é a EFD bloco G (também chamada de CIAP – Controle de Crédito de ICMS do Ativo Permanente). O leiaute desta obrigação foi idealizado em 2006 e sua inclusão no Sped foi adiada por três anos.  

O que há por trás do CIAP?  

 Descobrimos que muitas empresas também não tinham um sistema de controle ativo permanente e já estão em fase de implantação do mesmo.

Enquanto isso, os estados de RS, SC, SP, e MG informam via consulta-resposta aos seus contribuintes que os bens em montagem ou construção, não lhes dão o direito ao crédito do ICMS à razão de 1/48 ao mês, enquanto não estiverem gerando receita, ou, enquanto não iniciarem a depreciação do bem.

O fisco também informa que não existe baixa parcial de bens do ativo imobilizado, comum em empresas de bebidas.

Outro tema da segunda fase é a  NF-e segunda geração, que vai exigir alguns cuidados, confira:

=>  Rejeição de mercadoria – um dos primeiros itens a ser tratado na segunda geração, onde o fisco solicita ao cliente que envie um WebService informando a rejeição de mercadoria.

=>  Falta de envio do XML e o código de autorização

=>  Falta de emissão da NF-e, também denominados como omissos, vai exigir de quem recebe o acesso ao portal de emitentes*, onde devem checar se estão ou não na obrigatoriedade *(neste portal, empresas que recebem nota modelo 1).

=>   A segunda geração exige cuidados dos emitentes da NF-e, semelhantes aos de uma auditoria.

=>   Também entra em vigência, na maioria dos estados, o cancelamento de nota com prazo máximo de 24 horas.

Sua empresa está atenta a estes processos?

A Aliz possui soluções completas para SPED, FCONT, NF-e e PIS/Cofins que incluem análise, mapeamento, auditoria digital e agora um grupo estratégico de discussão fiscal. Para saber mais, clique aqui, ou entre em contato conosco através do telefone (11) 2173-7650 ou do email comunicacao@aliz.com.br

ALIZ Informa – edição n. 18 – Ano I – 2010

O ALIZ Informa desta semana fala sobre o EFD Folha e como as empresas podem se preparar para a obrigação que substitui o MANAD. Nesta edição vamos falar também sobre a preparação para o EFD Livro de Contribuições.

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Boa leitura!

EFD FOLHA, o que vem por aí!

Neste mês iniciaram-se as discussões para o projeto EFD Folha, que traz em seu portfolio a principal obrigação a ser substituída, o MANAD (Manual Normativo de Arquivos Digitais).

O projeto já traz consigo questões desafiadoras, já que o público alvo deste projeto serão  empresas sob o regime de lucro real, presumido, simples e MEI (Microempreendedor Individual), e neste último caso, o PGD permitirá a digitação.  Diferente dos subprojetos Sped, o EFD Folha tem a intenção de incluir todas as empresas, cerca de 6.144.500 milhões de no país – números do Sebrae  de 2006 (http://www.ibge.gov.br/home/estatistica/economia/cadastroempresa/2006/defaulttab.shtm) e tem previsão de liberação de leiaute para setembro de 2010.

O desafio será adequar o leiaute do MANAD ao novo cenário do projeto Sped, além de possibilitar que o PVA (PGD) gere todas as guias de recolhimentos dos impostos incidentes.

Com o EFD FOLHA, o fisco receberá mensalmente do contribuinte informações de folha, contabilidade, e documentos fiscais, objeto de retenção do INSS. Alguns problemas podem ocorrer neste sentido uma vez que a maioria das empresas consolidam estas informações em diversos sistemas. O EFD FOLHA não se trata de um sistema com base de dados unificados e também não terá prática regular de auditoria prévia destes arquivos.

Participam deste projeto a RFB (Receita Federal do Brasil), MPS (Ministério da previdência social) e MINISTÉRIO DO TRABALHO, que estão apostando na oportunidade inovadora.

Já a Caixa Econômica Federal não vai participar e com isso, não serão eliminadas a RAIS entre outras obrigações por exemplo. Isto só mudará se a sociedade reclamar junto às instituições.

O fim do NIT- agora só CPF

Como novidade, no controle dos trabalhadores teremos o fim do NIT (Número de identificação do trabalhador) e o CPF assume este papel em nível nacional. 

Importante destacar que um dos primeiros trabalhos realizados pela RFB, atualmente, será o cruzamento do Manad com a ECD, conforme estabelece a já famosa Portaria SUFIS 3.224/09.

O EFD LIVRO DE CONTRIBUIÇÕES – Porque se preparar?

A arrecadação de impostos no Brasil bateu recorde em julho pelo sétimo mês consecutivo e ainda espera-se aumento entre 10% e 12% no acumulado do ano. De acordo com a Receita Federal os tributos que mais contribuíram com a alta foram o COFINS e o PIS – influenciados diretamente pela atividade econômica das empresas como resultados de produção e vendas, atualmente demonstrados na DACON.

Para o atendimento EFD – LIVRO DE CONTRIBUIÇÕES, as empresas devem se preparar com antecedência, já que a abertura destes detalhes não fazem parte do seu dia-a-dia. A maioria das empresas ainda não atende plenamente a exigência do leiaute e há descompasso entre o controle da área operacional com a administrativa, deixando a qualidade das informações bastante comprometida.

As empresas passam por alterações em seus processos e sistemas, devido às obrigações no atendimento da Nota Fiscal Eletrônica, SPED Fiscal, SPED Contábil, e também para a convergência do padrão contábil Brasileiro ao IFRS (International Financial Reporting Standards). Alertamos para que as empresas padronizem seus sistemas e processos, com intuito de obter compliance em suas informações, especialmente em controle de produção e estoque.
 

Aliz possui soluções completas para SPED, FCONT, NF-e e PIS/Cofins que incluem análise, mapeamento, auditoria digital e agora um grupo estratégico de discussão fiscal. Para saber mais, clique aqui, ou entre em contato conosco através do telefone (11) 2173-7650 ou do email comunicacao@aliz.com.br

ALIZ Informa – edição n. 17 – Ano I – 2010

 
O ALIZ Informa desta semana resgata um tema que ainda pode tirar o sono de muito gestor por aí: a obrigatoriedade da NCM e os impactos dela no que diz à integração aos projetos do SPED. Ainda nesta edição, você acompanha os principais questionamentos de empresas de diversos segmentos em relação aos projetos da EFD para 2011.
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Boa leitura!

Obrigatoriedade da NCM: preocupação?

A NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) foi criada em 1983 na Convenção Internacional sobre o sistema harmonizado de designação e de codificação de mercadorias para nortear as operações praticadas pelos exportadores e importadores em geral. Criada há quase 30 anos, ainda hoje costuma tirar o sono de gestores de TI, pois exige um enorme trabalho de saneamento e manutenção dos cadastros.
A questão da obrigatoriedade surgiu a partir da Nota Técnica nº 04/2010 no cenário da NF-e segunda geração. Com a postergação para janeiro de 2011, ganhou novo fôlego, mas já havia a mesma obrigatoriedade na EFD para as indústrias e equiparados a industrial.
No âmbito do comércio exterior, a informação da NCM é fundamental para a tributação do produto nas operações de importação. Nas operações de exportação utiliza-se a TEC (Tarifa Externa Comum), que foi baseada na NCM. Portanto, para praticar qualquer operação do COMEX a empresa precisa classificar os seus produtos. Agora, no universo SPED esta obrigação foi incorporada, tanto para a EFD, quanto para a NF-e Segunda Geração.

Problemas mais recorrentes

 
Com o novo cenário na EFD em 2011, a NCM ganha novo aliado. Com o novo livro digital da EFD – PIS/PASEP – COFINS, o contribuinte que adiou os processos que envolvem a NCM terá que acelerar o passo, porque, certamente, a principal conseqüência será o aumento dos preços dos saneamentos.
A NCM, atualmente, é utilizada para a tributação do IPI, do ICMS, do ICMS-ST, dos produtos semi-elaborados e da tributação do PIS/COFINS. Na rotina da Aliz com as empresas, percebe-se que existem ainda muitos problemas a serem enfrentados. A saber, os mais recorrentes são:

a) Cadastro genérico – código 99000
b) Descrição em idioma estrangeiro
c) Código corporativo nacional/mundial
d) NCM 99999999
e)Tipo de produto em alemão (HALB, FERT, NLAG)
f) Conceito split valuation, não harmonizado na legislação fiscal brasileira
g) Código único para produtos com finalidades distintas

Estes itens nos mostram que tem muito trabalho a ser feito. Normalmente, o que se acompanha é que a empresa tem a informação no ERP ou na solução fiscal, portanto, é só buscar a informação. O que não se fala é sobre a qualidade da informação e qual o trabalho para que esta possa ser apresentada ao fisco. Daí a importância do trabalho de mapeamento com qualidade e que responda às perguntas principais que norteiam o tema estoque/produção.

E esse tal sistema harmonizado?

 
Para entender melhor o que esse tal Sistema Harmonizado representa, é possível recorrer à definição muito clara descrita no site do MDIC (Ministério do Desenvolvimento da Indústria e Comércio Exterior):
Método internacional de classificação de mercadorias, baseado em uma estrutura de códigos e respectivas descrições.
O sistema foi criado para promover o desenvolvimento do comércio internacional, assim como aprimorar a coleta, a comparação e a análise das estatísticas, particularmente as de comércio exterior. Além disso, o SH facilita as negociações comerciais internacionais, a elaboração das tarifas de fretes e das estatísticas relativas aos diferentes meios de transporte de mercadorias e de outras informações utilizadas pelos diversos intervenientes no comércio internacional.
A composição dos códigos do SH, formado por seis dígitos, permite que sejam atendidas as especificidades dos produtos, tais como origem, matéria constitutiva e aplicação, em um ordenamento numérico lógico, crescente e de acordo com o nível de sofisticação das mercadorias.

Ou seja, não dá para vacilar. As edições do ALIZ Informa estão sempre alertando que 2011 será um ano extremamente difícil para as organizações que não se anteciparem, em 2010, aos grandes desafios do novo cenário do SPED. Ou seja, é preciso, sim, se preocupar com a NCM.

As leis que movem o Projeto SPED

 
A Aliz tem promovido encontros com clientes de diversos setores da economia, como alimentos, automotivo, bens de capital, químico e agribusiness, entre outros, para discutir o futuro do SPED. Em comum entre eles é o fato de estarem em notório atraso em iniciar os seus projetos de SPED para 2011, desde o CIAP até o P/3, SAICS, PIS/COFINS. Duas questões têm chamado a atenção nesses encontros nos últimos tempos:

A morosidade da legislação
É quando a empresa questiona sobre a legislação brasileira: o fato de haver somente quatro meses para preparar as áreas para as obrigações de PIS/COFINS, CIAP e do P/3, e o fato da sociedade empresária não questionar o governo.
Para facilitar o entendimento, veja o quadro abaixo que traz a explicação segundo a complexidade de cada obrigação:

 
CIAP – Trata-se de uma legislação de 1996 (Lei complementar 87/96, a Lei Kandir), onde se estabeleceu a regra de apropriação de crédito e onde se deve compensar as vendas não tributadas e isentas. Vale também para as empresas que correram o risco se creditando à razão de 100%, pois no cenário digital da EFD, o fisco pretende auditar os cinco anos anteriores de créditos apropriados.
P/3 – Livro de Controle da Produção e do Estoque. Neste caso, a coisa é mais grave, porque trata-se de uma legislação de 1970. Por ser uma obrigação antiga, há um descrédito em relação ao modelo digital: se no passado o fisco dispensou, crê-se que acontecerá o mesmo desta vez. Só para dar uma idéia da importância desta obrigação, vale relembrar que Projeto SPED foi incorporado ao PAC – Programa de Aceleração do Crescimento. Além disso, os estados fizeram empréstimos junto ao BNDES para suportar o projeto e pela lei de responsabilidade fiscal, devem apresentar os resultados destes investimentos.
SAICS - O SAICS é na realidade um P/3 no nível de produto e atrelado ao crédito do ICMS acumulado, específico para o estado de São Paulo.
PIS/COFINS – Aqui, existem duas legislações. Uma de 2002 que é a Lei nº 10.637. A outra é a Lei nº 10.833, de 2003. Ambas sofreram várias alterações nos últimos anos, mas, no cenário digital o fisco pretende auditar também os anos anteriores. Atualmente, este trabalho está focado nos períodos de 2003 e 2004.

 
A IN86 de cara nova

 
Também tivemos questionamentos sobre a IN86/01 em função de uma alerta que a Aliz tem reforçado em todos esses encontros. Ao publicar o ADE COFIS 55 e, em seguida, o ADE COFIS 25, a Receita atualizou a IN86 ao leiaute atual da ECD e EFD. Em termos práticos, significa dizer que se a empresa já gerou a IN86 e armazenou como determina a legislação terá que atualizar o leiaute e, talvez, gerá-la novamente. Isso acontece porque o atual SVA (Autenticação e Validação de Arquivos Digitais) não valida o leiaute antigo. Neste caso, temos uma legislação de 2001 que alterou uma outra de 1995 – a IN68/95- e que agora sofre atualização, também pelos ADE COFIS 55 E 25.
Uma das preocupações do fisco em relação ao Projeto SPED era a de evitar ao máximo uma nova legislação. Todos os subprojetos partem de obrigações já existentes e legislações já consolidadas. O fato é que as empresas não tinham o hábito de cumpri-las até por falta de eficiência do próprio fisco.
O que percebemos é que o fisco pretende recuperar este tempo perdido da era pré-digital com o que há de melhor em termos de tecnologia. As empresas que insistem em não observar este movimento permanecem com problemas em sistemas de informação, em processos e em toda a gestão. Na primeira reunião da EFD Folha, a Previdência comentou que recebe arquivos do MANAD com a contabilidade (plano de contas) em idiomas como alemão e inglês. A pergunta que fica é: como pode um contador assinar uma contabilidade nesta situação?
O cenário aponta que a empresa que não acompanhar a tendência da transparência pode sofrer graves conseqüências no seu caixa.

Aliz possui soluções completas para SPED, FCONT, NF-e e PIS/Cofins que incluem análise, mapeamento, auditoria digital e agora um grupo estratégico de discussão fiscal. Para saber mais, clique aqui, ou entre em contato conosco através do telefone (11) 2173-7650 ou do email comunicacao@aliz.com.br

Aliz Informa n° 16 – Ano I – 2010

A edição desta semana convida você a entender como as empresas podem se preparar melhor para as novas e complexas modificações do Fisco para os próximos meses. Quer saber como? Veja em “Comitê reúne empresas para discutir SPED e as novas transformações do Fisco”.

Você também acompanha as mudanças propostas pela ADE COFIS 25, publicada em junho deste ano e que complementa o Ato Declatório Executivo n. 55 publicado em 2009.

O “ALIZ Informa” é uma comunicação semanal com informações estratégicas sobre o universo fiscal e tributário para ajudar clientes, colaboradores e profissionais da área em tomadas de decisão no dia-dia.

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Boa leitura!

Comitê reúne empresas para discutir SPED e as novas transformações do Fisco

As empresas já viveram a primeira fase do projeto SPED, que exigiu um grande trabalho de base em processos e sistemas, aquisições de soluções e saneamento de cadastros. Considerando que os projetos não se encerram com estas obrigações, já que aguardamos ainda o CIAP, PIS/COFINS, P3 e folha de pagamento (e-social), previstos para Janeiro de 2011, estas novas atualizações exigirão ainda mais trabalho das empresas.

O Fisco questiona por qual razão as empresas planejam seus ajustes apenas quando há alguma obrigatoriedade, ao invés olhar para o processo a ser estabelecido de forma sistêmica de modo a se preparar melhor.

Um exemplo disso foi o leiaute do PIS/COFINS, disponibilizado em dezembro de 2009 e teve sua legislação liberada apenas em julho deste ano. Ouvimos de muitos clientes que a empresa apenas começa a se movimentar em relação a uma nova obrigatoriedade após a publicação da lei.

Na última semana promovemos dois “petit comitês” (São Paulo e Rio) e recebemos alguns clientes para discutir os próximos projetos do Fisco. A mesa redonda falou a respeito dos principais temas do cenário Sped e o grupo classificou o momento como rico e interessante para troca de experiências e principalmente estratégias nas áreas Fiscal e de TI.

Pensando nisso, a Aliz lança o GEIFS – Grupo Especial de Inteligência Fiscal Sustentável – que vai reunir um grupo de  as empresas, em debates mensais, para dialogar sobre seus processos fiscais. O objetivo dos encontros é reafirmar a consciência preventiva nas organizações, antecipando os riscos de uma exposição fiscal e tributária. A meta é reduzir custos nos impactos causados pelas mudanças previstas pelo Fisco estimulando as empresas a contribuir com seu papel na sociedade de forma ética e consciente.

Os encontros serão no Rio e São Paulo e vão dialogar sobre os gaps, riscos, oportunidades e estratégias para atender ao projeto Sped de forma inteligente e responsável.

Saiba mais sobre o GEIFS em: geifs@aliz.com.br.

O ADE COFIS 25 e a adequação ao leiaute SPED: eis mais um ponto de atenção

A Receita Federal do Brasil publicou em 2009 o Ato Declaratório Executivo COFIS 55 que a ganhou novos complementos por meio da publicação do ADE COFIS 25 em 2010. O ato estabelece a forma de apresentação, a documentação de acompanhamento e as especificações técnicas dos arquivos digitais e sistemas de que tratam a IN 86.

O que pouca gente percebeu é que o ADE COFIS 55 equiparou o leiaute da IN86 ao do SPED Fiscal e SPED Contábil. Esta atualização trouxe muitos transtornos para as empresas que não perceberam ou nada fizeram para atualizar suas bases de dados, pois o foco destas atualizações são auditorias de pedidos de compensação e ressarcimento de PIS/COFINS, de MANAD, entre outros, dos períodos referentes aos anos de 2003 a 2008.

Estes ADEs representam uma atualização da IN86 para o leiaute e tabelas de ST atuais, exigindo das empresas um projeto de adequação. Se a empresa gerar a IN 86 pura, ou ainda atualizada para o ADE COFIS 55, o programa da Receita chamado SVA rejeitará.  Por isso a nossa recomendação ao profissional da área é procurar o setor de TI da empresa para discutir o tema e montar a estratégia para adequação destes leiautes o mais rápido possível.

No quadro abaixo você acompanha novos registros da ADE COFIS 55:

1.     Documentos Fiscais:

i.    Arquivo Mestre de Notas Fiscais de Serviços Emitidas por Terceiros;

ii.    Arquivo Itens de Notas Fiscais de Serviços Emitidas por Terceiros;

iii.    Arquivo de mercadorias/produto ou serviço constante em documento fiscal emitido por equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF) – Emissão pela própria PJ;

iv.    Arquivo de mercadorias/produto ou serviço constante em documento fiscal emitido por equipamento Emissor de Cupom Fiscal (ECF) – Emissão por terceiros;

2.     Arquivos Complementares – PIS/COFINS:

i.    Arquivo complementar de registro de saída de Mercadorias/Serviços;

ii.    Arquivo complementar de registro de saída de serviços, não sujeitos ao ICMS;

iii.    Arquivo complementar de registro de saída de documentos fiscais emitidos por ECF;

iv.    Arquivo complementar de registro de entrada de Mercadorias/Serviços, emitidos pela própria PJ;

v.    Arquivo complementar de registro de entrada de Mercadorias/Serviços, emitidos por terceiros;

vi.    Arquivo complementar de registro de entrada de serviços, não sujeitos ao ICMS;

vii.    Arquivo complementar de registro de entrada de documentos fiscais emitidos por ECF;

3. Arquivos Complementares – Retenção na Fonte e Previdência Social:

i.    Arquivo complementar de registro de saída de Mercadorias/Serviços;

ii.    Arquivo complementar de registro de saída de serviços, não sujeitos ao ICMS;

iii.    Arquivo complementar de registro de entrada de Mercadorias/Serviços, emitidos pela própria PJ;

iv.    Arquivo complementar de registro de entrada de Mercadorias/Serviços, emitidos por terceiros;

v.    Arquivo complementar de registro de entrada de serviços, não sujeitos ao ICMS;

Em junho de 2010, a Receita publicou outra alteração através do ADE COFIS 25. Nele, a RFB corrige alguns campos. Vale dar atenção aos novos campos para que sua empresa não seja surpreendida com auditorias da RFB.

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