Esta edição aborda a questão do compliance no projeto SPED. Com o aprimoramento tecnológico, o risco de exposição fiscal já não é mais uma previsão alarmante. Já é um fato que está transformando a rotina das organizações. Nessa matéria você confere alguns pontos de atenção que as empresas devem ficar alerta.

Também faremos esclarecimento sobre a matéria do especial “SPED Contábil 2010: novas empresas e muitas dúvidas” sobre a obrigatoriedade do Plano de Contas Referencial. Além disso, você confere aqui as novidades do SPED Fiscal e o novo Guia Prático versão 2.0.1.

O “Aliz Informa” é uma comunicação semanal com informações estratégicas sobre o universo fiscal e tributário para ajudar clientes, colaboradores e profissionais da área em tomadas de decisão no dia-dia.

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Boa leitura!

Projeto SPED e a Exposição Fiscal: alerta para as empresas

Nos últimos cinco anos, o projeto SPED trouxe à tona a questão do Compliance, uma preocupação forte nas áreas de TI de médias e grandes empresas. As maiores dúvidas são sobre as exigências em âmbito legal ou de regulamentação que, uma vez não atendidos, podem acarretar na geração de passivo tributário e trabalhista, entre outros riscos.

A partir da nossa rotina nas empresas e em conversas com profissionais de diversos segmentos, selecionamos algumas medidas que devem ser tomadas para superar os desafios nas melhores práticas fiscais que o mercado e o fisco exigem. Veja abaixo:

Controle de acesso às informações
Criação de uma política de controle de acesso às informações, verificando se estas são adequadas a cada tipo de negócio e usuário, aumentando a segurança e reduzindo custos através da administração, controle e auditoria de forma centralizada. Também assegura que somente as pessoas que tiverem autorização e o perfil adequados terão acesso às informações e serviços oferecidos pelas empresas. Contempla este cenário, a gestão dos certificados digitais para assinatura seja da NF-e, da ECD e EFD.

Manipulação de arquivos
Temos observado verdadeiros horrores na preparação das escriturações e dos arquivos destinados ao fisco, que vão desde a edição no próprio PVA até a manipulação do .txt para edição de valores. Item previsto na legislação de alguns estados e na legislação federal, o fisco pode a qualquer momento fiscalizar o sistema de gestão para verificar se a informação originada no sistema de gestão/fiscal é a mesma representada no .txt.

Trilhas de auditoria
Registra todas as alterações realizadas nos sistemas de informação, seja o campo com os dados do usuário, data e hora, arquivo, campo, chave do registro, valor anterior e valor atual. Permite ainda a emissão de relatório específico por usuário, arquivo, etc.

Processos
A mudança do papel para o digital trouxe uma transformação natural em vários processos das empresas. Mas será que todos foram alterados ou criados, ou somente aqueles que já existiam externamente foram revisitados? Com a NF-e, as empresas descobriram da pior maneira possível que alguns processos precisavam ser recriados: por exemplo, a checagem da NF-e na saída da fábrica. Como o DANFE é um papel A4 qualquer, abre margem à eventuais desvios de materiais dentro da companhia.

Armazenagem de informações
Deve estar alinhada com as políticas de Governança, por exemplo, sobre as questões de redundância. Sempre que necessário, a empresa terá de dispor de outro “backup” de mesmo tamanho e dimensões da base original além do nível 5 de segurança. Isso é exigido, por exemplo, para empresas com ações na bolsa de valores ou que prestam contas à SEC americana (Securities and Exchange Commission), etc.
Neste tema as empresas vacilam por não adotar uma política séria de armazenagem. É o que acontece, por exemplo, com os arquivos relativos ao xml da NF-e (emitidas e recebidas), o txt da ECD, o txt da EFD, o pdf da nota de serviço (imagem), o xml da nota de serviço ( padrão RFB), o xml do CT-e (conhecimento de transporte eletrônico), e todos os arquivos eletrônicos paralelos a estas obrigações que ainda não foram eliminados, tais como Sintegra, Gias, Diefs, etc.

Cruzamento de informações para auditoria e integridade dos dados
Este é outro item que, muito lentamente, as empresas começaram a se preocupar.  A Receita Federal já tem tecnologia para cruzamentos das obrigações (ECD versus Manad, ECD versus EFD, DIPJ, DCTF, DIRF). Uma auditoria digital prévia pode evitar eventuais aborrecimentos, uma vez que dá a oportunidade de corrigir alguns processos antes da prestação de contas ao fisco. É fundamental garantir a integridade nas informações, reduzindo a possibilidade de inconsistências e evitando o nível de exposição fiscal tributária.

Análise do ambiente tecnológico
O maior desafio das empresas é analisar o seu parque tecnológico e a necessidade de processamento e armazenagem de dados a fim de assegurar a confidencialidade das informações fiscais. Algumas empresas, por questões de regulamentação, sejam do órgão regulador ou de práticas de outros países (como a SARBANES OXLEY) armazenam seus arquivos em servidores “caseiros” quando deveriam transferir toda a sua base para um DATACENTER (que possuem nível 5 de segurança). Considerando a exigência da redundância de armazenagem de arquivos, muitas empresas deveriam dar mais atenção a essa questão legal.

Qualidade das consultorias
Com o estabelecimento do modelo digital para as questões fiscais, as empresas estão mais exigentes quanto à qualidade dos fornecedores. Em função da forte atuação do Ministério Público nos últimos anos no setor de TI, encontrando consultorias com profissionais sem o registro CLT e atuando como PJ, grandes corporações já restringiram a atuação de consultorias com esse perfil e agora chega a vez das médias empresas avaliarem esta questão para evitar o risco de exposição trabalhista.

Qualidade dos fornecedores e a alíquota do IPI
Neste ano a NF-e trouxe a questão da obrigatoriedade da NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), que traz a alíquota de IPI. Esta obrigatoriedade se transforma em fonte riquíssima de análise de compliance pelo fisco. Muito comum nas empresas é a existência de dois fornecedores do mesmo produto, com alíquotas diferentes. Agora, é de extrema responsabilidade da empresa reavaliar e certificar a classificação fiscal correta.

SPED Fiscal e as novas regras de layout

O SPED Fiscal trouxe novidades nessa semana. Foi publicado na última quinta, dia 27/05, algumas alterações no leiaute da EFD cuja vigência acontece a partir de 1º de janeiro de 2011. A Receita Federal já disponibilizou o novo Guia Prático da EFD (versão 2.0.1). É possível fazer o download do guia na comunidade SPED Brasil. Acompanhe abaixo algumas das mudanças da nova versão:

1. Observação da tabela Blocos – alteração de vigência do Bloco G

2. Registros incluídos no leiaute – 0300, 0305, 0500 e 0600 – alteração de vigência

3. Campos incluídos no leiaute – MÊS_REF – reg. E116 e E250 – alteração de vigência

4. Alteração de tamanho de campos:

a) campo NUM – reg. 0005, 0100, 0150
b) campo COD_IND_BEM e COD_PRNC do reg. 0300 para tamanho “060”
c) campo 04 do reg. 0300 para tamanho “-”
d) campo nível do registro 0500
e) campo COD_IND_BEM do reg. G110

5. Alteração de redação campos 02 e 03 do reg. 0015

6. Alteração de redação – objetivo do reg. 0300

7. Alteração de redação – preenchimento campo 03 letra “b”, 07 do reg. 0300

8. Alteração de leiaute e instruções de preenchimento do reg. 0305

9. Alteração na redação da exceção 06 do registro C100

10. Alteração do título do registro C510 e C590 com a inclusão do documento Nota Fiscal/Conta de fornecimento de água canalizada

11. Instruções de preenchimento do campo 03 do registro E510

12. Alterações de leiaute e preenchimento do Bloco G

13. Alteração na redação do registro H005

14. Alterada a descrição dos campos do registro 1700 e 1710

15. Instruções de preenchimento do campo 02 do reg. 1700

SPED Contábil e o Plano de Contas Referencial: esclarecimento importante

Na semana passada, tratamos o seguinte ponto sobre o plano de contas referencial:

“Na nova situação, em 2008 algumas empresas realizaram o “DE PARA”, enquanto outras não (já que a entrega era facultativa). Contudo, atentamos que, neste período, já havia a possibilidade de entregar a ECD com o “DE PARA” normatizado pelos dois ATOS.

Para a próxima entrega da ECD, em junho de 2010 (ano calendário de 2009), o Plano de Contas passa a ser obrigatório e deve ser gerado de acordo com o ADE COFIS nº 20.”    Aliz Informa – Edição n.5

Alguns de nossos leitores entraram em contato fazendo uma observação importante: o plano de contas não é obrigatório no SPED Contábil. Contudo, antes de desconsiderar a importância do plano de contas na ECD, vale aprofundar um pouco mais o assunto.

As informações do plano de contas pertencem ao mesmo bloco: atendem ao contábil e, obrigatoriamente, ao FCONT. Na geração do FCONT já deve ter ocorrido a geração do SPED Contábil, pois o primeiro utiliza as informações da ECD, entre as quais, o plano de contas referencial.

Portanto, vale a dica para que as empresas estejam atentas ao plano de contas, ainda que na esfera do SPED Contábil, pois este é obrigatório para empresas que vão gerar o FCONT.

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